2.5. Регистрация внутренних документов

2.5.1. Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы).

Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

2.5.2. Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.

Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций-участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.

2.5.3. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.

2.5.4. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс "км", например: N 25-км.

2.5.5. Планы основных мероприятий территориального органа, организации МЧС России, утвержденные приказом территориального органа, организации МЧС России (годовые) или начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России (на месяц), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

Регистрационный номер плана основных мероприятий на месяц проставляется следующим образом, например: N 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 - порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).

2.5.6. Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п. 2.5.5 настоящей Инструкции.

2.5.7. Докладные, представляемые начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

2.5.8. Рассылка копий протоколов, приказов и распоряжений, докладных и служебных записок структурным подразделениям осуществляется по каналам СЭД или на бумажном носителе.

2.5.9. Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.

Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, руководителю) в соответствии с п. 2.4.5 настоящей Инструкции.

2.5.10. Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении.

2.5.11. Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.

2.5.12. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п. 2.5.10 настоящей Инструкции) осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.