Регистрация и рассылка приказов и распоряжений

4.1.47. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности (в том числе с отметкой "Для служебного пользования") осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, с использованием СЭД.

Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

Порядок регистрации приказов о командировании определяется начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.

4.1.48. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.

4.1.49. Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии с указателем рассылки. Исполнитель документа подписывает указатель рассылки и несет ответственность за его составление.

4.1.50. Рассылка копий приказов и распоряжений (кроме приказов и распоряжений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, по личному составу) осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в электронном виде с использованием СЭД или на бумажном носителе.

4.1.51. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа.

Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова "приказ" справа должно быть написано слово "ВЫПИСКА". В конце выписки (после реквизита "подпись") проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России.

Если выписка из приказа состоит больше чем из одного листа, то она прошивается и заверяется на обороте начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Например:

4.1.52. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

4.1.53. Проекты приказов, издаваемые территориальным органом МЧС России совместно с другим территориальным органом федерального органа исполнительной власти (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с указанием наименований территориального органа МЧС России и территориального органа федерального органа исполнительной власти.

Наименования указанных территориальных органов печатаются прописными буквами центрованно относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.

Наименование вида документа - П Р И К А З - печатается центрованно, в разрядку.

Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом "п р и к а з ы в а е м".

Подписи руководителей территориальных органов размещаются ниже текста на одном уровне в порядке расположения наименований этих органов на первом листе документа (приложение N 21). При наличии более 2 подписей они располагаются в два или несколько рядов.

4.1.54. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориальных органов (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.

4.1.55. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.

4.1.56. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию.

4.1.57. В случае, когда территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.

4.1.58. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другого территориального органа федерального органа исполнительной власти - авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.