II. Оформление и хранение учетных документов

3. Первичные учетные документы, книги и карточки учета оформляются и хранятся в порядке, установленном для ведения несекретного делопроизводства.

3.1. Если первичный учетный документ составлен в электронно-цифровой форме, такой же документ обязательно оформляется и на бумажном носителе.

3.1.1. Книги, карточки и другие документы по учету вещевого имущества оформляются и ведутся в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

3.1.2. Книги учета, журнал регистрации учетных документов и журнал регистрации арматурных карточек пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписываются начальником или заместителем начальника, курирующим тыловое обеспечение учреждений, организаций и органов УИС.

3.1.3. В книгах учета для каждого предмета открывается одна или несколько страниц в последовательности, соответствующей установленной номенклатуре вещевого имущества.

3.1.4. Первоначальные записи об остатках вещевого имущества производятся на основании соответствующих данных предыдущих книг и карточек учета, а также актов инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей.

3.1.5. Последующие записи в книгах и карточках учета производятся на основании подлинных и правильно оформленных документов.

3.1.6. В документах по учету на конец года, на момент закрытия счетов, на дату переноса итогов в новые книги и карточки учета, а также при инвентаризации и смене материально ответственных лиц фиксируются остатки вещевого имущества. Во всех книгах и карточках учета подводится черта чернилами или пастой шариковой ручки красного цвета, под которой делаются итоговые записи, заверяемые подписями соответствующих лиц, отвечающих за ведение учета и сохранность вещевого имущества.

3.1.7. Книги учета ведутся до полного их использования, а карточки, как правило, - в течение года.

3.1.8. Все записи в учетных документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек или с применением вычислительной и иной организационной техники, обеспечивающей сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается ведение записей карандашом. При оформлении документа заполняются все его обязательные реквизиты.

3.1.9. Приходные и расходные документы, содержащие исправления, принимаются к учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений. Исправленные ошибки в книгах и карточках учета оговариваются той же надписью и подписываются уполномоченным должностным лицом и лицом, ответственным за ведение учета, с указанием даты исправления. Неправильный текст должен быть зачеркнут одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.

3.1.10. Приходные и расходные документы, оформляемые в учреждениях, организациях и органах УИС, подписываются лицом, которому предоставлено право распоряжаться материальными ценностями, и лицом, ответственным за ведение учета.

3.1.11. Книги, карточки и другие приходно-расходные документы по учету вещевого имущества после их подписания соответствующими должностными лицами или при поступлении в учреждения, организации и органы УИС подлежат регистрации в журнале регистрации учетных документов (приложение N 1 к Порядку).

На регистрируемом основном документе и на каждом листе приложения к нему ставится один и тот же номер журнала.

По документам, не зарегистрированным в журнале, производить выдачу или прием вещевого имущества запрещается.

3.1.12. Приходный или расходный документ считается исполненным, если по нему произведен прием или отпуск имущества полностью или частично против назначенного в документе количества. На неполученную или несданную часть имущества оформляется новый документ.

3.2. Данные учета склада и подразделений не реже одного раза в квартал сверяются с учетом тыловой службой, о чем делается соответствующая отметка и ставится подпись лица, сверявшего учет. Отметка о сверке и подпись ставятся на каждой карточке учета имущества.

3.3. Должностные лица обязаны систематически осуществлять контроль за правильной организацией и ведением учета, своевременным оформлением учетных документов и их надлежащим хранением.

4. Подразделениями материально-технического и хозяйственного обеспечения учитывается имущество, находящееся на складах и в пользовании у личного состава по учреждению, организации или органу УИС.

5. По книге учета материальных ценностей или карточкам учета материальных ценностей тыловой службой учреждения, организации или органа УИС ведется учет предметов обмундирования, обуви и снаряжения личного пользования, предназначенных для выдачи личному составу, а также предметов (крем и смазка обувные, нитки и фурнитура для комнат бытового обслуживания или хозяйственных уголков), списываемых прямым расходом по установленным нормам.

6. Перевод вещевого имущества из 1 категории во 2 категорию производится на основании накладной (приложение N 9 к Порядку) или раздаточной (сдаточной) ведомости (приложение N 2 к Порядку).

По качественному состоянию вещевое имущество делится на две категории:

1 категория - новое имущество, не бывшее в употреблении;

2 категория - имущество, находящееся в носке (эксплуатации), бывшее в употреблении и хранящееся на складах, а также имущество с истекшим сроком носки (эксплуатации).

7. Предметы инвентарного имущества с установленным сроком носки (эксплуатации) более одного года, находящиеся в пользовании, учитываются по годам выдачи в книге учета инвентарного имущества по годам выдачи (приложение N 3 к Порядку).

8. Вещевое имущество, выданное сотрудникам учреждений и органов УИС, курсантам образовательных организаций высшего профессионального образования ФСИН России, учитывается в арматурных карточках (приложение N 4 к Порядку), которые регистрируются в журнале учета и регистрации арматурных карточек (приложение N 5 к Порядку), скрепляются печатью и подписываются начальником или заместителем начальника, курирующим тыловое обеспечение учреждений, организаций и органов УИС.

Выдача сотрудникам вещевого имущества требуемых размеров производится в соответствии с Правилами антропометрического обмера сотрудников УИС (приложение N 6 к Порядку).

9. Основанием для оформления арматурных карточек на сотрудников УИС является приказ о назначении на должность и присвоении специального звания внутренней службы (или зачислении в образовательную организацию высшего профессионального образования ФСИН России), а на сотрудников, прибывших из других учреждений, организаций или органов УИС, кроме того, - аттестат.

9.1. При отсутствии аттестатов на вещевое имущество они запрашиваются по месту прежней службы прибывших. До получения вещевых аттестатов обеспечение имуществом не производится.

9.2. Прием или выдача вещевого имущества в пределах учреждения, организации или органа УИС оформляется накладной (приложение N 8 к Порядку).

Накладные выписываются:

в двух экземплярах, если операции по приему и сдаче вещевого имущества совершаются между складом и подразделением (или отдельным лицом);

в четырех экземплярах, если указанные операции совершаются между подразделениями или между складом и другими учреждениями, организациями или органами УИС.

9.3. При массовой выдаче вещевого имущества могут составляться раздаточные (сдаточные) ведомости (приложение N 2 к Порядку). Основанием для составления раздаточных ведомостей на выдачу имущества лицам начальствующего и рядового состава учреждений и органов УИС, курсантам образовательных организаций высшего профессионального образования ФСИН России являются данные арматурных карточек. Раздаточные ведомости составляются в одном экземпляре, сверяются с данными учета указанного личного состава, заверяются подписью соответствующего должностного лица учреждения, организации или органа УИС и передаются для исполнения:

при выдаче имущества со склада - заведующему складом;

при выдаче имущества в подразделениях - должностному лицу, производящему выдачу.

Исполненные раздаточные ведомости сдаются в тыловую службу. При невыдаче отдельных предметов обозначающие их количества цифры в соответствующих графах ведомости обводятся цветным карандашом, чернилами или пастой шариковых ручек. В случае невыдачи отдельным лицам всех предметов, кроме того, в графе "роспись получателя-сдатчика" делается отметка "Не выдано".

10. Для выплаты сотрудникам УИС денежной компенсации вместо положенных предметов форменного обмундирования в случаях, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами, оформляется справка (приложение N 9 к Порядку) на выплату денежной компенсации вместо положенных предметов форменного обмундирования в двух экземплярах.

Первый экземпляр справки передается финансовой службе, второй остается в тыловой службе и является основанием для записи в арматурной карточке о выплате компенсации.

11. Для учета вещевого имущества, находящегося в личном пользовании у лица, перемещающегося по службе в другие учреждения, организации или органы УИС, оформляется аттестат (приложение N 7 к Порядку).

11.1. Аттестаты на предметы вещевого имущества начальствующему и рядовому составу учреждений и органов УИС, курсантам (слушателям) образовательных организаций профессионального образования ФСИН России выписываются индивидуально на каждого убывающего в двух экземплярах (подлинник и копия) на основании данных арматурных карточек.

11.2. Оформленные аттестаты на предметы вещевого имущества вручаются убывающему сотруднику под роспись.