III. ПОРЯДОК УЧЕТА ДЕЛ И ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ

24. Дела по мере их формирования регистрируются в журнале регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки в установленном порядке.

25. Нумерация является шестизначной, начиная с номера 000001. Номера дел присваиваются согласно журналу регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки, по мере их формирования, поступления из другого территориального органа ПФР.

26. Нумерация дел является сплошной и производится в хронологической последовательности по дате:

принятия решения о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал (решения об отказе в выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал);

постановки на учет по новому месту жительства (пребывания, фактического проживания, обращения с заявлением о распоряжении).

27. Журналы, поименованные в настоящем Регламенте, ведутся на бумажных носителях. Допускается ведение журналов в электронном виде с использованием программного обеспечения, отвечающего требованиям безопасности персональных данных, установленным Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119.

При ведении электронных журналов должны обеспечиваться утвержденные территориальным органом ПФР требования к определению прав доступа; защите от несанкционированного внесения изменений; установлению правил хранения, копированию.

Электронные журналы распечатываются ежегодно, допускается распечатывание электронного журнала при заполнении 50 страниц.

28. Журналы на бумажных носителях, электронные журналы закрываются ежегодно (за исключением журнала регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки, который закрывается по мере заполнения).

При закрытии журнала после последней записи делается подчеркивание на всю ширину листа, указывается количество заполненных листов (записей) в текущем году, ставятся подписи начальника клиентской службы (начальника отдела (группы) социальных выплат) и ответственного за ведение журнала (материально ответственного лица), дата закрытия журнала и печать территориального органа ПФР.

29. Закрытые (полностью заполненные) журналы хранятся 5 лет в соответствии с положениями пункта "е" статьи 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).