Приказ Росимущества от 27.03.2014 N 94 "Об утверждении Методических рекомендаций по организации работы корпоративного секретаря в акционерных обществах с государственным участием"

Планирование подготовки и проведения общего собрания акционеров

Схема действий, которые должно совершить акционерное общество при подготовке к проведению общего собрания акционеров, достаточно однозначно определена в законодательстве. А вот роль корпоративного секретаря в этом процессе в разных акционерных обществах может различаться. Все зависит как от статуса и функционала корпоративного секретаря, так и от специфики компании, числа акционеров, сложившихся традиций. Ниже мы рассмотрим "программу-максимум" - ситуацию, когда корпоративный секретарь является основным действующим лицом в процессе подготовки к годовому общему собранию акционеров.

Отметим, что даты реализации тех или иных действий из плана работы корпоративного секретаря в данном случае зависят от даты проведения собрания, которая назначается советом директоров. Однако практически во всех компаниях сложились традиционные даты проведения таких собраний, из них и следует исходить при планировании.

N

Мероприятие

Сроки

Примечание

1.

Подготовить проект приказа генерального директора "О подготовке к общему собранию акционеров".

До 15 января

Включая смету затрат

2.

Напоминание крупным акционерам о необходимости выдвижения кандидатов в состав совета директоров.

До 15 января

3.

Подготовка проекта решения совета директоров в отношении предложений акционеров.

До 3 февраля

Если более поздний срок для подачи акционерам и своих предложений не установлен уставом

4.

Направление письменного отказа акционеру, предложившему кандидатуру или вопрос в повестку дня.

8 - 9 февраля

При необходимости

5.

Получение письменного согласия кандидатов в состав совета директоров баллотироваться.

Март - апрель

Предполагает совершение корпоративным секретарем ряда действий

6.

Подготовка проекта решения совета директоров о созыве собрания.

15 - 20 марта

Согласовать сроки с генеральным директором и председателем совета директоров

7.

Раскрытие информации о решении совета директоров.

8.

Подготовка и сопровождение процедуры заключения договора с регистратором.

10 - 15 февраля

Услуги рассылки уведомлений, бюллетеней, услуги счетной комиссии

9.

Подготовка годового отчета: запрос информации в подразделениях компании.

10 февраля

10.

Подготовка годового отчета: разделы "Отчет совета директоров", "Состав совета директоров", "Сведения о единоличном исполнительном органе и членах правления", "Отчет по корпоративному управлению".

1 - 10 марта

11.

Подготовка годового отчета: сбор материалов от подразделений и подготовка сводного текста отчета.

20 - 30 апреля

12.

Подготовка годового отчета: оформление.

3 - 15 мая

Совместно с PR-службой

13.

Подготовка годового отчета: представление годового отчета и годовой бухгалтерской отчетности на рассмотрение совета директоров.

Не позднее чем за месяц до собрания

14.

Подготовка, организация подготовки иных материалов.

Состав материалов определяется повесткой дня собрания

15.

Размещение годового отчета, годового баланса, иных материалов по вопросам повестки дня собрания на сайте компании в сети Интернет.

За 30 дней до собрания

16.

Получение у регистратора списка лиц, имеющих право на участие в собрании, контроль правильности составления списка.

Выборочный контроль по крупнейшим акционерам, членам совета, должностным лицам

17.

Представление регистратору макетов уведомления о собрании и бюллетеней для голосования, контроль рассылки, получение от регистратора почтовых документов, подтверждающих рассылку.

18.

Передача регистратору как счетной комиссии полученных обществом от акционеров заполненных бюллетеней для голосования.

По акту приема-передачи

19.

Техническая подготовка.

20.

Проведение инструктажа с членами счетной комиссии.

21.

Присутствие на собрании.

Контроль за работой счетной комиссии, выполнение функций секретаря собрания

22.

Получение от регистратора протокола счетной комиссии, бюллетеней для голосования, доверенностей представителей акционеров, участвующих в собрании.

По акту приема-передачи

23.

Подготовка проекта протокола собрания.

Через 14 дней после проведения собрания

Указан максимальный срок

24.

Раскрытие информации о решениях собрания.

В день составления протокола

В ленте новостей и на сайте общества

25.

Передача документов в архив общества.

В опечатанном виде

Приложение 2. Рекомендации по составлению плана работы корпоративного секретаря акционерного общества Циклическое планирование подготовки очередного заседания совета директоров