4. Организация обработки и передачи исходящих документов

27. Документы, адресованные главам государств и главам правительств, подписываются Председателем Коллегии или членами Коллегии.

28. Документы, направляемые членам Совета, в органы государственной власти, в организации или гражданам, подписываются Председателем Коллегии, членами Коллегии или руководителями структурных подразделений Комиссии в соответствии с их компетенцией.

29. Документы, подписанные Председателем Коллегии или членами Коллегии, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам. Визовый экземпляр после регистрации остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Исполнитель представляет подписанный документ (подлинный экземпляр) для его регистрации вместе с входящим документом, являющимся основанием для подготовки исходящего документа, визовым экземпляром с оригинальными визами (в исключительных случаях копии виз могут содержаться на копии документа, полученного с помощью электронных средств связи) и экземпляром, подлежащим возврату исполнителю.

Визовый экземпляр с оригинальными визами сдается на архивное хранение.

30. Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе.

Копия исходящего документа заверяется оттиском штампа "Копия верна", подписывается сотрудником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции, и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Не подлежат отправке в составе исходящей корреспонденции Комиссии документы неслужебного характера.

31. Исходящие документы, подписанные членами Коллегии, регистрируются в системе электронного документооборота сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Документы за подписью руководителей структурных подразделений Комиссии регистрируются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.

При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - учреждения, в адрес которых направляется документ;

ответ на N - номер и дата письма, на которое дается ответ (при наличии);

списание в дело - номер дела согласно номенклатуре дел.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются в системе электронного документооборота автоматически при заполнении всех имеющихся полей и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником, регистрирующим данный документ. Подписанный и зарегистрированный документ сканируется, файл с отсканированным документом прикрепляется к регистрационной карточке.

32. Обработка и отправка исходящих документов из Комиссии осуществляются сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, установленными в государстве пребывания Комиссии (далее - правила оказания услуг почтовой связи).

33. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

При отправке корреспонденции с минимальными сроками исполнения, с пометками "В. срочно" и "Срочно", адресованной органам государственной власти, организациям в государствах-членах и других государствах, исполнитель документа дублирует ее по электронной почте или по факсу.

При отправке документов (приказов, протоколов, заключений, заданий, договоров и т.д.), не имеющих адресной части, исполнителями готовятся сопроводительные письма.

В случае если сотрудник Комиссии получает подписанный документ (подлинный экземпляр) исходящего документа для передачи непосредственно адресату, то на визовом экземпляре документа, который остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, сотрудник Комиссии расписывается за полученный на руки документ.

34. Отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения принимает от структурных подразделений Комиссии исходящие документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящих Правил.

35. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который с распиской работника почтового отделения связи возвращается в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

36. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм и электронных сообщений.

Отправка документов из Комиссии посредством телеграфной связи осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, установленными в государстве пребывания Комиссии.