Служебные письма и служебные записки

208. Служебные письма готовятся как ответы на запросы различных органов, организаций, частных лиц и как инициативные письма.

По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными, гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.

209. Сроки подготовки писем определяются в соответствии с пунктом 39 настоящих Правил.

210. Письма, подписываемые Председателем Коллегии, членами Коллегии, руководителями структурных подразделений Комиссии, оформляются с соблюдением требований к бланкам писем Комиссии и оформлению реквизитов согласно приложению N 13.

211. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет принимать решение по вопросам, поставленным в направляемом письме.

212. Письма печатаются в 3 экземплярах. Оригинал направляется адресату, второй экземпляр письма с визами членов Коллегии и сотрудников Комиссии сдается на хранение в Департамент протокола и организационного обеспечения, третий экземпляр письма, заверенный сотрудником отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, передается исполнителю письма.

213. Копии с визовых экземпляров писем, находящихся в архивном фонде, по общему правилу не снимаются. С информацией о сотрудниках, визировавших документ, можно ознакомиться в электронной регистрационной карточке.

В исключительных случаях на основании поручения члена Коллегии с визового экземпляра письма, находящегося в архивном фонде, может быть снята копия в порядке, установленном правилами работы архива.

214. Переписка между структурными подразделениями оформляется в виде служебных записок на листах формата A4 без использования бланка Комиссии.

К внутренней переписке относятся:

служебные записки на имя Председателя Коллегии и членов Коллегии;

служебные записки на имя руководителей секретариатов членов Коллегии;

служебные записки на имя директоров (заместителей директоров) департаментов Комиссии.

Регистрация служебных записок производится с использованием системы электронного документооборота. Присвоенный номер и дата проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы через 2 междустрочных интервала ниже подписи.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер служебного телефона и печатается шрифтом размера N 8.

Передача служебных записок между структурными подразделениями осуществляется через отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

Ответ на служебную записку (за исключением записок, направленных в порядке информации), поступившую в структурное подразделение, должен быть направлен не позднее 10 рабочих дней со дня ее регистрации.