5.3. Протоколы совещаний, заседаний

5.3.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.

В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.

5.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.

5.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

5.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дело структурного подразделения, ответственного за проведение совещаний, заседаний в соответствии с номенклатурой дел.

5.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.

5.3.7. Протоколы совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение N 25) размером шрифта N 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - П Р О Т О К О Л.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Слова: "Председательствовал", "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается через одинарным межстрочных интервала и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме приложения N 26.

5.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.