Прием и регистрация обращения

42. Поступающие в Росстандарт письменные обращения принимаются отделом делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами Росстандарта.

В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Управления делами.

При приеме письменных обращений:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

сортируются телеграммы;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;

по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:

к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги;

при вскрытии конвертов не обнаружилось обращения;

в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками отдела делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами.

При этом один экземпляр акта направляется отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение руководству Росстандарта, ответственному за работу с обращениями граждан.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

43. Регистрация обращений граждан, интернет-обращений, поступивших в Росстандарт, производится работниками отдела делопроизводства, контроля исполнения и архива, ответственными за работу с обращениями граждан, в системе электронного документооборота Росстандарта (далее - СЭДР) в течение двух дней с даты их поступления.

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

Работники отдела делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами при регистрации проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяют поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

В РКК фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.

По результатам регистрации указанные обращения направляются в соответствующее структурное подразделение для сведения и использования в работе по существу поставленных вопросов или списываются "В дело".

Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом, если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или в свободном от текста поле проставляется штамп Управления делами Росстандарта установленного образца с указанием даты регистрации обращения в СЭДР и регистрационного номера обращения.

44. Интернет-обращения, направленные гражданами на официальный сайт Росстандарта, в течение рабочего дня поступают в отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами Росстандарта, при необходимости распечатываются на бумажном носителе, регистрируются в установленном порядке в СЭДР и в электронном виде могут прикрепляться к электронной РКК.

45. Прошедшие регистрацию обращения в зависимости от содержания вопроса в тот же день направляются для рассмотрения руководителю Росстандарта, его заместителям (исходя из компетенции) или в соответствующее структурное подразделение Росстандарта исходя из темы, указанной в обращении.

При этом в СЭДР делается отметка о направлении обращения на рассмотрение.