17. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих документов

17. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих документов.

17.1. Прием, обработка и регистрация поступающей в СЭУ корреспонденции осуществляются работниками подразделения делопроизводства.

17.2. Перед вскрытием почтовых конвертов проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности.

17.3. Конверты с документами вскрываются работниками подразделения делопроизводства (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется наличие всех указанных в письме документов и приложений. При отсутствии документа, номер которого указан на пакете, или приложений к нему, а также при наличии других несоответствий или повреждений документа составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр остается в подразделении делопроизводства, второй приобщается к поступившим документам, третий вместе с сопроводительным письмом направляется адресанту.

17.4. Входящая корреспонденция подлежит обязательной централизованной регистрации в подразделении делопроизводства.

Документы регистрируются в бумажных или электронных карточках, журналах. При заполнении электронных форм регистрации обязательно их дублирование на бумажных носителях, которые помещаются в отдельное номенклатурное дело.

На лицевой стороне в правом нижнем углу первого листа входящего документа ставится штамп, в оттиске которого указывается дата поступления и регистрационный номер. Регистрационный номер присваивается подразделением делопроизводства и состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения, в которое документ направляется на исполнение. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком "тире". Если документ направляется нескольким исполнителям, в регистрационном номере указываются через запятую последовательно индексы всех структурных подразделений.

17.5. Не подлежат регистрации следующие документы:

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

- рекламные извещения;

- формы статистической отчетности;

- копии документов, присланные для сведения.

На перечисленных документах ставится только дата поступления.

17.6. После регистрации предварительно обработанная корреспонденция направляется руководителю СЭУ или его заместителю, резолюцию которого работники подразделения делопроизводства заносят в регистрационные карточки (журналы) или в электронные формы регистрации, затем документы направляются на исполнение. Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю, указанному в резолюции руководителя СЭУ первым, под роспись передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии.

17.7. В регистрационно-учетные формы помещаются следующие сведения:

- регистрационный номер поступившего документа;

- дата поступления документа;

- адресант;

- наименование документа;

- исходящий номер документа;

- дата документа;

- краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата резолюции);

- роспись за получение документа;

- отметка об исполнении.