79. Порядок подготовки и утверждения номенклатуры дел

79. Порядок подготовки и утверждения номенклатуры дел.

79.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел всех структурных подразделений СЭУ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

79.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом СЭУ, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, годовыми планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности СЭУ, их виды, состав и содержание.

79.3. Сводная номенклатура дел СЭУ составляется подразделением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 13).

79.4. Сводная номенклатура дел СЭУ одобряется экспертной комиссией СЭУ и согласовывается с ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре СЭУ и утверждается приказом СЭУ.

79.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений СЭУ. Разделы располагаются в порядке, соответствующем утвержденной структуре. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел подразделения делопроизводства.

79.6. Структурные подразделения СЭУ получают выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел для использования в работе.

79.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

79.8. Если в течение года в СЭУ осуществляются новые документируемые направления работы, не предусмотренные номенклатурой дел, они по согласованию с подразделением делопроизводства дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

При создании нового структурного подразделения ему присваивается индекс, а дела нового структурного подразделения под этим индексом по согласованию с подразделением делопроизводства добавляются в номенклатуру дел.

79.9. При составлении номенклатуры дел в графу 1 помещаются индексы дел, состоящие из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры.

79.10. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы СЭУ, справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы регистрации, экспертные производства и пр.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок, например: "общая переписка".

В названии заголовка должны быть отражены: название вида дела (экспертные производства, переписка, документы по административно-хозяйственным вопросам и т.д.) или видов документов (приказы, акты и т.д.); название министерства или организации; краткое содержание документов дела. Также в заголовке могут быть указаны: адресат или адресант документов; название территории, связанной с документами дела; даты, к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов.

Например,

Приказы по основной деятельности.

Приказы, распоряжения Министерства юстиции Российской Федерации. Копии.

В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, может использоваться термин "документы". При этом в скобках указываются разновидности документов, сгруппированных в деле, например:

"Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (служебные записки, справки, сводки, заявки)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

"Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации по вопросам основной деятельности"

или

"Переписка с судебно-экспертными учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников".

79.11. Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года, в ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных по данному вопросу в течение года, например:

"Обращения граждан и ответы на них" - 6 томов.

79.12. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по перечням.

79.13. В графе 5 делаются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный и другие примечания.

Например:

В графе 1 - "2" - индекс отдела кадров, "09", "10" - порядковые номера заголовков дел; в графе 3 - "1" и "3" - количество томов, проставляется в конце календарного года. В графе 4 срок хранения проставляется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, Росархив, ВНИИДАД, 2002).