Прием и регистрация обращения

43. Поступающие в Росфинмониторинг письменные обращения принимаются экспедицией отдела общего документооборота Управления делами и кадров Росфинмониторинга.

В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Росфинмониторинга.

При приеме письменных обращений:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

сортируются телеграммы;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;

по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:

к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и другие документы;

на письма, при вскрытии которых не обнаружилось обращения;

в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками отдела общего документооборота Управления делами и кадров.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение в соответствующее структурное подразделение Росфинмониторинга, ответственное за работу с обращениями граждан.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

44. Регистрация обращений граждан, поступивших в Росфинмониторинг, производится работниками отдела общего документооборота Управления делами и кадров Росфинмониторинга, ответственного за работу с обращениями граждан, в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в течение трех дней с даты их поступления.

Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется работниками отдела общего документооборота Управления делами и кадров Росфинмониторинга, ответственного за работу с обращениями граждан, путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в Росфинмониторинг в СЭД.

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

Работники отдела общего документооборота Управления делами и кадров Росфинмониторинга, ответственные за работу с обращениями граждан, при регистрации проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, при необходимости проверяют поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

В РКК фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Сидоров Б.В.

При регистрации обращений граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и адрес, по которому должен быть направлен ответ, в РКК в графе "Ф.И.О." делается запись "Не указаны", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю. Ответы на подобные обращения не даются.

По результатам регистрации указанные обращения направляются работниками отдела общего документооборота Управления делами и кадров Росфинмониторинга, ответственными за работу с обращениями граждан, для сведения и использования в работе в профильное структурное подразделение по существу поставленных вопросов или списываются "В дело".

Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом, если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или в свободном от текста поле проставляется штамп Росфинмониторинга установленного образца с указанием даты регистрации обращения в СЭД и регистрационного номера обращения.

Текст зарегистрированного обращения может быть отсканирован и в электронном виде прикреплен к электронной РКК.

45. Интернет-обращения, направленные гражданами на официальный сайт Росфинмониторинга, в течение рабочего дня поступают в отдел общего документооборота Управления делами и кадров Росфинмониторинга, ответственное за работу по регистрации обращений граждан, при необходимости распечатываются на бумажном носителе, регистрируются в установленном порядке в СЭД и в электронном виде могут прикрепляться к электронной РКК.

Основаниями для отказа в рассмотрении Интернет-обращения могут являться:

отсутствие адреса для ответа;

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;

невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

46. Прошедшие регистрацию обращения граждан в зависимости от содержания вопроса в тот же день направляются для рассмотрения директору Росфинмониторинга, его заместителям или в соответствующее структурное подразделение Росфинмониторинга исходя из обращения к должностному лицу, указанного в обращении.

При этом в СЭД делается отметка о направлении обращения гражданина на рассмотрение.