Прием и регистрация обращения

59. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Росздравнадзор.

60. Поступающие в Росздравнадзор обращения принимаются отделом делопроизводства и архива Управления административного и правового обеспечения Росздравнадзора.

61. В целях обеспечения безопасности при работе с обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Управления административного и правового обеспечения Росздравнадзора.

62. При приеме обращений и документов, связанных с их рассмотрением:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

сортируются телеграммы;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с обращением документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

63. По выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:

к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги;

при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками отдела документооборота и архива Управления административного и правового обеспечения Росздравнадзора.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение в отдел по работе с обращениями граждан.

64. Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

65. При приеме обращений лично от заявителей заявитель информируется ответственными сотрудниками отдела документооборота и архива о приеме его обращения путем проставления на дубликате обращения, имеющемся у заявителя, штампа "Росздравнадзор" и даты приема или выдачи извещения о приеме обращения в Росздравнадзоре и даты приема.

66. Передача обращений граждан ответственными сотрудниками отдела делопроизводства и архива в отдел по работе с обращениями граждан осуществляется в течение 1 дня с момента поступления обращений в Росздравнадзор.

67. Служебные письма (документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия, организации, учреждения), подписанные одним из его руководителей, а также письма депутатов, без приложенных к ним обращений граждан, подлежат регистрации в отделе делопроизводства и архива.

68. Рассмотрение, передача на исполнение в структурные подразделения Росздравнадзора обращений граждан, не зарегистрированных в отделе по работе с обращениями граждан, не допускается.

69. Интернет-обращения поступают в Отдел по работе с обращениями граждан через официальный сайт Росздравнадзора, а также через единый портал государственных и муниципальных услуг путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты.

Регистрация Интернет-обращений, направленных гражданами на официальный сайт Росздравнадзора, осуществляется в автоматическом режиме в специально созданной для этих целей электронной базе с присвоением регистрационного номера.

Интернет-обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Ответ Росздравнадзора на Интернет-обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

70. Регистрация обращений граждан, поступивших в Росздравнадзор, производится специалистами отдела по работе с обращениями граждан путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в системе электронного документооборота (подсистема АИС Росздравнадзора "Письменные обращения граждан").

71. На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка "обращение гражданина", в которую фамилия и инициалы автора обращения вносятся в именительном падеже.

72. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.

Повторными считаются обращения, поступившие в Росздравнадзор от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же заявителя по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторное".

73. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в регистрационно-контрольной карточке "обращение гражданина" делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

74. Обращения, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

В регистрационно-контрольной карточке в графе "Ф.И.О." делается запись "Анонимное", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

75. По результатам регистрации указанные обращения направляются сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан в структурные подразделения Росздравнадзора для сведения и использования в работе.

76. Графа "Адрес" регистрационно-контрольной карточки заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу регистрационно-контрольной карточки.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

77. На письменных обращениях граждан проставляется регистрационный штамп на первом листе письма, в правом нижнем углу с указанием даты регистрации и входящего номера, состоящего через тире из индекса Управления административного и правового обеспечения, первой буквы фамилии заявителя и регистрационного (порядкового) номера.