2. Хранение и обработка бланков и заполненных УЛМ, а также вопросы отчетности

2. Хранение и обработка бланков и заполненных УЛМ, а также

вопросы отчетности

2.1. Все операции, связанные с процессом выдачи удостоверений (включая хранение бланков УЛМ, утративших силу и заполненных УЛМ, средств и материалов для их заполнения, рассмотрение заявлений, выдачу УЛМ, ведение базы данных и обеспечение ее безопасности), должны производиться под непосредственным контролем органа выдачи.

2.2. Орган выдачи должен подготовить оценку всех официальных лиц, участвующих в процессе выдачи удостоверений, и в отношении каждого из них - свидетельство о безупречной репутации, лояльности и надежности.

2.3. Орган выдачи должен обеспечить, чтобы официальные лица, участвующие в процессе выдачи удостоверений, не были членами одной и той же семьи.

2.4. Конкретные сферы ответственности официальных лиц, участвующих в процессе выдачи удостоверений, должны быть соответствующим образом установлены органом выдачи.

2.5. Ни одно официальное лицо не должно быть ответственным за выполнение всех операций, связанных с рассмотрением заявлений о получении УЛМ и подготовкой соответствующего УЛМ. Официальное лицо, направляющее идее заявления официальному лицу, ответственному за выдачу УЛМ, не должно участвовать в процессе выдачи удостоверений. Среди официальных лиц, выполняющих разные обязанности по рассмотрению заявлений и выдаче УЛМ, должна происходить ротация.

2.6. Орган выдачи должен разработать для внутреннего пользования правила, обеспечивающие:

2.6.1. хранение в закрытых помещениях бланков УЛМ, их выдачу только в количестве, соответствующем ожидаемому дневному объему операций, и только официальным лицам, ответственным за их заполнение персональными данными, а также любому специально уполномоченному официальному лицу, и возвращение лишних бланков УЛМ в конце каждого дня; меры по обеспечению безопасного хранения УЛМ должны включать также использование других способов предотвращения несанкционированного доступа и обнаружения нарушителей;

2.6.2. обезличивание и соответствующую маркировку всех бланков УЛМ, используемых в качестве образцов;

2.6.3. подготовку и хранение в безопасном месте ежедневной ведомости о нахождении каждого бланка УЛМ и каждого заполненного, но еще не выданного УЛМ с указанием также тех из них, которые хранятся в закрытом помещении, и тех, что находятся у конкретного официального лица или официальных лиц; ведомость должна вестись официальным лицом, не участвующим в работе с бланками УЛМ или заполненными, но еще не выданными УЛМ;

2.6.4. предотвращение доступа к бланкам УЛМ, а также к средствам и материалам для их заполнения, любых лиц, за исключением официальных лиц, ответственных за заполнение бланков УЛМ, или любого специально уполномоченного лица;

2.6.5. хранение в закрытом помещении каждого заполненного УЛМ и его выдачу только официальному лицу, ответственному за выдачу УЛМ, либо любому специально уполномоченному лицу;

2.6.5.1. круг специально уполномоченных официальных лиц следует ограничить:

a) лицами, действующими на основании письменного разрешения, выданного исполнительным руководителем органа выдачи или любым лицом, официально представляющим исполнительного руководителя; и

b) контролером, упомянутым ниже в пункте 5, и лицами, назначенными для проведения ревизии или осуществления иного контроля;

2.6.6. строгий запрет на любое участие официальных лиц в процессе выдачи удостоверений по заявлению члена их семьи или близкого друга;

2.6.7. немедленное уведомление полицейских властей для расследования любого хищения или попытки хищения УЛМ или средств и материалов для их заполнения.

2.7. В случае ошибки, совершенной в порядке выдачи, соответствующее УЛМ теряет свою силу, в него не могут вноситься исправления и оно не может быть выдано.