2.3. Изучение порядка документирования функций организаций, выявление состава документов по ним

2.3.1. В ходе подготовки перечней документов подвергается анализу порядок документирования функций, выполняемых организациями каждого вида. При этом он сопоставляется с общими действующими инструкциями, правилами в области ДОУ. Проводится анализ номенклатур дел, изучение движения информации (документов) внутри каждой организации, затем по ведомству и вне его.

2.3.2. Целесообразно вначале провести сверку имеющихся в организации видов документов с видами, данными в перечнях типовых документов. При наличии особенностей, их следует отразить в перечне. Если же таких особенностей мало и готовится вариант перечня, содержащий только функции в установленной сфере деятельности, то в приказе о введении в действие перечня следует указать выявленные особенности.

Особенно внимательно проводится анализ отраслевой документации в установленной сфере деятельности. Следует помнить, что в нормативной базе ведомства при перечислении его задач могут быть даны и отдельные виды документов.

Как правило, просматривается цепочка взаимосвязанных документов по определенной функции. Выявление целесообразно вести по определенной форме, указывая: номер и наименование раздела и подраздела перечня: наименование организации; вид документа; вопрос, отраженный в нем; подлинность (копийность) документа, вид носителя. В результате изучения образуется массив документов по каждой организации, ведение которого осуществляется в электронном виде.