2.2. Разработка Схемы построения перечня документов и определение его звенности

2.2.1. Схема построения перечня включает типовые функции (управленческие и научно-технические) и функции в установленной сфере деятельности. Возможным вариантом составления перечня документов ведомства может быть перечень, включающий только функции в установленной сфере деятельности. При этом, делается ссылка на использование наряду с ним уже имеющихся типовых перечней документов, содержащих типовые функции.

Схема перечня документов должна быть не более двух уровней: раздел и подраздел.

Разделы перечня содержат группы функций, связанные между собой. Как правило, данные функции раскрывают организацию и выполнение определенной задачи. Целесообразно придерживаться следующего расположения функций в перечнях ведомств: типовые управленческие функции, отражающие руководство, контроль, правовое обеспечение, организацию документационного обеспечения управления и архива, планирование, финансирование, учет-отчетность, трудовые отношения; кадровое обеспечение; отраслевые функции - в каждой системе свои; типовые функции, отражающие научно-техническую и производственную деятельность организаций; типовые управленческие функции, отражающие экономические, научные, культурные и иные связи, информационное обслуживание, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственные вопросы, социально-бытовые вопросы; деятельность первичных общественных организаций (приложение N 3).

2.2.2. Определение звенности перечня документов ведомства осуществляется после составления Схемы его построения.

Выявленные ранее виды организаций ведомства (характеристики) группируются по выполняемым функциям и месту в системе управления данного ведомства. Главное внимание обращается на классификацию организаций, выполняющих: основные отраслевые, вспомогательные и обслуживающие функции. Как правило, два первых звена каждого перечня - это органы управления ведомства (центральный и территориальные), затем идут одно или несколько звеньев, где сгруппированы основные виды организаций, выполняющие отраслевые функции в установленной сфере деятельности. Сюда же могут быть помещены научно-исследовательские и опытно-конструкторские организации. Образовательные организации в зависимости от выполняемых функций (уровня образования) могут входить в одно или разные звенья перечня. Вспомогательные и обслуживающие организации составляют последнее звено перечня. Как правило, перечень ведомства имеет от 4-х до 7-ми звеньев (приложение N 4).

2.2.3. Особое внимание следует обратить на группировку организаций в зависимости от того, являются или не являются они источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Руководящие органы (центральные, территориальные), отраслевые, научно-исследовательские, образовательные организации в зависимости от уровня образования входят в число источников комплектования государственных, муниципальных архивов. Вспомогательные и обслуживающие организации источниками комплектования, как правило, не являются.

Источники комплектования государственных, муниципальных архивов могут быть полного и выборочного приема (повидового, группового). Организации - источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения. Организации - источники комплектования повидового выборочного приема передают в государственные, муниципальные архивы только определенные виды ценных документов постоянного срока хранения. Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс ценных документов постоянного срока хранения, но только от отдельных организаций определенного вида (как образцы).

Организации, относящиеся к выборочному приему, могут быть помещены в отдельное звено перечня. Допускается помещение их в одно звено с организациями-источниками комплектования полного приема. При этом, такие организации помечаются звездочкой (*) и сведения о них приводятся в Указаниях (Общих положениях) по применению перечня документов ведомства.

Отнесение организаций к числу источников комплектования производится в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) и другими нормативными и методическими документами Росархива.