3.2. Формулирование содержания разделов Указаний (Общих положений)

3.2.1. При подготовке разделов Указаний (Общих положений) за основу принимается содержание Указаний (Общих положений) по применению перечней типовых документов, то есть ряд их положений имеет общий характер и должен быть повторен в Указаниях (Общих положениях) по применению перечней документов ведомств. В Указания (Общие положения) включаются в обязательном порядке: законы и иные нормативные правовые акты, являющиеся базой работы с соответствующими документами, цели и задачи перечня, сфера его применения. Данные сведения приводятся в 1-м разделе Указаний (при наличии 2-х разделов) или включаются в начало Общих положений (если разделы отсутствуют). В Указаниях (Общих положениях) в обязательном порядке раскрывается Схема построения перечня документов. При этом указывается принцип ее построения (отраслевой, функциональный, функционально-производственный). Раскрывается звенность перечня документов ведомства с обоснованием принципа группировки организаций. Как правило, это уровень в системе управления и целевое назначение организации. Особое внимание обращается на те звенья, где объединены разные по виду деятельности организации. Отмечаются звенья перечня, где приведены организации - источники комплектования государственных, муниципальных архивов и организации - не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Указания (Общие положения) раскрывают: правила использования отметки "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК"); правила объединения документов в одну статью "документы"; исчисление сроков хранения документов; использование примечаний; работу с документами на разных носителях.

3.2.2. Особо оговаривается определение сроков хранения документов, по тем или иным причинам не вошедших в перечень (выявленных или возникших после его подготовки). Заканчиваются Указания (Общие положения) сведениями о предыдущих редакциях перечней документов (при их наличии), отменяемых приказом ведомства.

3.2.3. При подготовке перечня документов ведомства, содержащего только отраслевые функции, в Указаниях (Общих положениях) по его применению делается отсылка к действующим перечням типовых документов.