4.1. Делопроизводство по обращениям (запросам) ведется отдельно от других видов делопроизводства в отделе обращений и приема граждан.
4.2. Прием, первоначальная обработка письменных обращений (запросов), поступающих в Судебный департамент по средствам факсимильной связи и доставляемых службой почтовой, фельдъегерской связи, производятся отделом документационного обеспечения Управления делами, после чего в тот же день передаются в отдел обращений и приема граждан.
4.3. Прием письменных обращений (запросов) в ходе личного приема, а также обращений (запросов) в форме электронных документов через официальный сайт Судебного департамента производится отделом обращений и приема граждан.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.12.2010 N 311)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.4. Обращения (запросы) подлежат регистрации в отделе обращений и приема граждан в день получения, но не позднее трех дней после поступления.
4.5. Регистрация обращений (запросов) ежегодно начинается с номера 1.
Не допускается перерегистрация обращений (запросов), не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.
4.6. Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в системе электронного документооборота, применяемой в Судебном департаменте.
Основной регистрационно-контрольной формой регистрации являются электронные карточки системы электронного документооборота, в которые вводятся реквизиты обращений (запросов).
(п. 4.6 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.06.2023 N 109)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.7. На впервые поступившее обращение (запрос) создается электронная алфавитно-учетная карточка.
На коллективное обращение (запрос) электронная алфавитно-учетная карточка заполняется по фамилии первого заявителя; на обращение (запрос) организаций - по фамилии представителя организации или наименованию организации.
4.8. Обращение (запрос), поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.
4.9. При регистрации обращения (запроса) на оборотной стороне последнего листа обращения (запроса) или на свободном от текста месте проставляется штамп Судебного департамента (приложение N 1), на котором указываются регистрационный номер, дата поступления и количество листов. Если обращение (запрос) поступило с сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме. На обороте последнего листа прилагаемых документов ставится штамп (приложение N 2).
4.10. Присваиваемый обращению (запросу) регистрационный номер состоит из двух частей. Первая часть (неизменная) "СД-6ог/", в которой: "СД-6" - индекс Управления делами; "ог" - сокращенное обозначение отдела обращений и приема граждан. Вторая часть имеет цифры, обозначающие: первое число - порядковый номер обращения (запроса); второе - порядковый номер электронной алфавитно-учетной карточки; третье и последующие - год поступления обращения (запроса).
4.11. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением (запросом) и сохраняется при регистрации ответа (уведомления, письма) на обращение (запрос). В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения (запроса) внутри Судебного департамента, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.
В случае если ответ дается на два и более обращения (запроса) от одного и того же заявителя, регистрация исходящего документа осуществляется под номером того обращения (запроса) из рассмотренных, которое зарегистрировано первым.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.06.2023 N 109)
4.12. Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными, подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и приобщению к ранее поступившим материалам.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.06.2023 N 109)
(см. текст в предыдущей редакции)
Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).
4.13. Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:
заявитель или пользователь информацией не удовлетворен данным ему ответом Судебным департаментом по первоначальному обращению (запросу);
со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.
4.14. Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное, с отметкой о повторности в системе электронного документооборота.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.06.2023 N 109)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.15. После регистрации обращение (запрос) в тот же день передается на доклад руководству Судебного департамента или в соответствующее структурное подразделение Судебного департамента для исполнения.
4.16. Если в соответствии с поручением Генерального директора или его заместителей обращение (запрос) подлежит рассмотрению в нескольких структурных подразделениях Судебного департамента, то подлинник обращения (запроса) передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, или с отметкой "Ответственный", копия - соисполнителю.
Решение, принятое по такому обращению или запросу, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременность и достоверность использованной при подготовке ответа информации.
4.17. Передача зарегистрированных обращений (запросов) в структурные подразделения и заместителям Генерального директора осуществляется через работников, на которых возложены соответствующие обязанности, под роспись в реестре.
(п. 4.17 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 25.06.2015 N 155)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.18. Обращение (запрос), переданное в структурные подразделения аппарата Судебного департамента ошибочно, возвращается в тот же день в отдел обращений и приема граждан.
4.19. Передача обращения (запроса) из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел обращений и приема граждан, не допускается. Обращение (запрос) передается с соответствующей отметкой в учетных формах.
4.20. Руководитель структурного подразделения Судебного департамента обеспечивает оперативное рассмотрение обращения (запроса), доведение его до исполнителя с поручением в форме резолюции.
Резолюция оформляется на специальном бланке и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, при необходимости отметку о постановке обращения (запроса) на контроль.
Запрещается на тексте обращения (запроса) делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе рассмотрения обращения (запроса).
4.21. При исполнении обращения (запроса) исполнитель готовит ответ на официальном бланке структурного подразделения за подписью начальника или заместителя начальника соответствующего главного управления, управления или самостоятельного отдела и визирует копию ответа.
Если обращение (запрос) поступило в Судебный департамент из государственного органа, органа местного самоуправления, то текст ответа должен содержать ссылку на наименование органа, переадресовавшего обращение (запрос).
4.22. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.23. Ответ на обращение (запрос) двух и более лиц направляется на фамилию первого подписавшего лица, если не оговорено конкретное лицо, с просьбой сообщить о результатах рассмотрения другим авторам. В отдельных случаях ответ направляется каждому из подписавших обращение (запрос).
На коллективное обращение (запрос) работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.
4.24. Ответы на обращения (запросы), уведомления, письма в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам подлежат регистрации в отделе обращений и приема граждан.
4.25. Порядок оформления реквизитов и их расположения на бланках писем установлен Инструкцией по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации.
(п. 4.25 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.08.2019 N 202)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.26. Решение об окончании рассмотрения обращения (запроса) принимает руководитель структурного подразделения или его заместитель.
В случаях когда ответ не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение справкой с изложением причины.
4.27. Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом передаются в отдел обращений и приема граждан для доклада Генеральному директору и последующей отправки адресатам не позднее трех дней до истечения установленного законом 30-дневного срока рассмотрения обращения (запроса) в соответствии с компетенцией Судебного департамента. Материалы формируются в отдельное производство.
(п. 4.27 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.06.2023 N 109)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.28. Представляемые на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям проекты ответов или писем с материалами исполненных обращений (запросов) должны иметь необходимые визы: исполнителя, руководителя структурного подразделения, соисполнителей, редактора, начальника отдела обращений и приема граждан или его заместителя.
4.29. Об утере обращения (запроса) или документов по нему исполнитель сообщает руководителю структурного подразделения и в Управление делами. В этом случае руководитель подразделения назначает служебную проверку и о результатах докладывает Генеральному директору Судебного департамента. Материалы проверки передаются в Управление делами.
4.30. Законченные производством обращения (запросы) хранятся в отделе обращений и приема граждан в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.
4.31. Пакеты, в которые были вложены письменные обращения (запросы), приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить почтовый адрес отправителя, даты отправки и получения обращения (запроса).
4.32. По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Судебного департамента.
Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится начальником отдела обращений и приема граждан.
По письменной просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Судебный департамент из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Судебном департаменте, если указанные письменные ответы не были получены заявителем по независящим от него обстоятельствам.
Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется начальником отдела обращений и приема граждан по согласованию с управляющим делами, информация об этом вводится в систему электронного документооборота.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.06.2023 N 109)
(см. текст в предыдущей редакции)
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей