Выпуск от 18 сентября 2015 года
(см. также выпуски за другие дни)
Схемы корреспонденций счетов
Подборка по материалам информационного банка "Корреспонденция счетов" системы КонсультантПлюс
Ситуация:
Как отразить в учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов"), расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно на арендованном автомобиле?
Стоимость аренды автомобиля согласно подтверждающим документам составила 28 320 руб. (включая НДС). Оплата аренды произведена работником за счет сумм, выданных под отчет перед командировкой. Командировка связана с основной производственной деятельностью организации.
Корреспонденция счетов:
Трудовые отношения
Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, которым считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
О процедуре оформления служебной командировки см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки".
Отметим, что с 08.01.2015 Положение не содержит требования об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении, как было ранее (пп. "б", "в" п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации", п. 6 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти").
При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику в том числе расходы по проезду. При этом размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 1, 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения). При этом законодательно вид проезда не ограничен и не регламентирован.
Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения).
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие фактические расходы (п. 26 Положения).
Выдача наличных денег под отчет и отчет по израсходованным суммам производятся в порядке, установленном Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Бухгалтерский учет
Связанные с командировкой расходы, включая расходы на проезд, являются для организации расходами по обычным видам деятельности и признаются на дату утверждения руководителем организации авансового отчета работника (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы
Фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд работника в командировку до места назначения и обратно не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ), а также страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").
Налог, уплачиваемый при применении УСН
Расходы на командировки включены в закрытый перечень расходов, учитываемых при применении УСН, при условии их соответствия критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 и пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (пп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
К расходам на командировки, в частности, отнесены расходы на проезд к месту командировки и обратно (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом никаких ограничений по виду проезда ни гл. 26.2 НК РФ, ни гл. 25 НК РФ не делает. Следовательно, в данном случае документально подтвержденные расходы по аренде автомобиля для проезда к месту командировки могут быть учтены плательщиком налога при применении УСН.
Дополнительно о документальном подтверждении командировочных расходов с 2015 г. см. Практическое пособие по налогу на прибыль.
При применении УСН расходы признаются после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Кроме того, поскольку на организации, применяющие УСН, распространяется требование о документальном подтверждении командировочных расходов, установленное абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), выполнить это требование они могут не ранее даты утверждения авансового отчета работника. Поэтому при аренде работником автомобиля как средства проезда к месту командировки за счет полученного аванса на командировочные расходы арендная плата признается расходом на дату утверждения авансового отчета работника.
Суммы предъявленного НДС по уплаченной арендной плате, сумма которой подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст. ст. 346.16 и 346.17 НК РФ, также включаются в расходы при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому при применении УСН, на дату утверждения авансового отчета (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Содержание операций |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Первичный документ |
На дату выдачи денежного аванса |
||||
Выданы денежные средства под отчет (в части расходов на аренду автомобиля) |
71 |
50 |
28 320 |
Заявления работника, Расходный кассовый ордер |
На дату утверждения авансового отчета |
||||
Отражены затраты в виде стоимости аренды автомобиля для проезда в командировку <*> |
20 |
71 |
28 320 |
Авансовый отчет |
--------------------------------
<*> Руководствуясь требованием рациональности ведения бухгалтерского учета, организация, применяющая УСН, вправе не отражать сумму НДС по компенсируемым работнику затратам на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", а сразу включить ее в состав расходов на командировки, если такой порядок учета закреплен в ее учетной политике (п. п. 6, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).
Л.В.Гужелева
Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению
03.09.2015