IX. Подготовка и утверждение номенклатуры дел центрального аппарата службы

IX. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ

146. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

147. Номенклатуры дел в структурных подразделениях составляются государственными служащими, ответственными в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, подписываются руководителями структурных подразделений и представляются до 15 октября текущего года в отдел документационного обеспечения, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Службы (далее - ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем - утверждение приказом Службы.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Службы об утверждении сводной номенклатуры дел.

148. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.

149. Сводная номенклатура дел Службы в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

150. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.

151. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Службы.

152. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Службы в соответствии с Положением о ней.

153. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

1) графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами индекс структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например:

индекс дела 01-04, где 01 - индекс Управления организации исполнительного производства, 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе "Приказы и распоряжения Минюста России. Копии";

2) графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слова "ФССП России" или "управления" ("отдела"); наименование организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которой относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ФССП России (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами ФССП России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих".

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Полугодовые статистические отчеты территориальных органов ФССП России".

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

3) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;

4) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется по утвержденному 06.10.2000 руководителем Росархива Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

5) графа 5 "Примечание" может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

154. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

155. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).