7. Учет (регистрация) документов Федерального

информационного фонда технических регламентов и стандартов

7.1. Учет документов Федерального фонда осуществляют в целях получения точных данных о количестве, составе, движении документов Федерального фонда, а также конкретных сведений о каждом документе. Учет является составной частью мероприятий, направленных на сохранность Федерального фонда.

7.2. Учет документов Федерального фонда базируется на принципе однократности учета документов, согласно которому в библиографическую запись (библиографическое описание или учетную карточку) включают информацию о документе в порядке поступления.

7.3. Документы Федерального фонда подлежат индивидуальному и суммарному учету. Индивидуальный учет обеспечивает сведения о каждом экземпляре документа, суммарный - о каждой партии документов и фонде в целом.

7.4. Единицами учета документов в Федеральном фонде являются обозначение документа и его экземпляр независимо от формы его представления.

7.5. Учет документов Федерального фонда, справочно-поисковым аппаратом к которому являются автоматизированные библиографические базы данных, осуществляют в автоматизированном режиме, остальных - в традиционном (неавтоматизированном) режиме.

7.6. Индивидуальный и суммарный учет документов Федерального фонда в автоматизированном режиме основан на ведении электронных картотек документов, содержащих информацию об отдельных документах. Суммарные сведения о документах получают в результате создания представлений в базах данных, осуществляющих выборки документов из базы данных согласно статистическому запросу.

7.7. В традиционном (неавтоматизированном) режиме учитывают национальные стандарты иностранных государств, информация о которых не включена в автоматизированные библиографические базы данных документов.

7.7.1. Для осуществления суммарного учета в традиционном (неавтоматизированном) режиме используют книги учета. Единицей суммарного учета является комплект документов, передаваемых в Федеральный фонд или изымаемых из него по одному акту о регистрации.

В книгах учета фиксируют поступление документов в форме печатных публикаций, зарегистрированных переводов, документов на CD-ROM, а также сведения об их отмене и замене. Данные суммируют и результаты отражают в ежеквартальных отчетах.

7.7.2. Индивидуальный учет документов в традиционном (неавтоматизированном) режиме осуществляют на основе каталогов нормативных документов иностранных государств и учетных карточек нумерационных картотек.

7.8. Суммарный учет документов Федерального фонда обеспечивает получение следующих статистических данных на заданную дату или в интервале времени между двумя датами:

- количество действующих документов Федерального фонда;

- количество действующих документов по каждой стране, международной организации;

- количество переводов действующих документов, имеющихся в Федеральном фонде в целом, а также по каждой стране и/или международной организации;

- количество документов, поступивших в Федеральный фонд (новых и взамен);

- количество изменений, дополнений, поправок к документам;

- количество отмененных документов;

- количество переводов отмененных документов.

Режим автоматизированного учета международных стандартов и национальных стандартов иностранных государств дополнительно обеспечивает получение следующих данных на заданную дату или интервал времени между двумя датами:

- количество документов по различным классификационным признакам (кодам Международного классификатора стандартов, принадлежности к техническим комитетам);

- количество национальных стандартов, идентичных или эквивалентных международным стандартам;

- количество стандартов, имеющих ссылки на международные, региональные стандарты или национальные стандарты другого иностранного государства.

7.9. Сохранность документов Федерального фонда устанавливают сверкой этих документов с каталогами, библиографическими базами данных или учетными карточками, осуществляемой не реже одного раза в три года.

7.10. Официальную регистрацию переводов ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ" осуществляет на основании Приказа Госстандарта России "Об официальной регистрации переводов международных и зарубежных национальных стандартов" N 124 от 29 мая 2002 г., оформление - в соответствии с Инструкцией по подготовке и оформлению (в электронном виде) переводов международных стандартов.

7.11. При официальной регистрации переводов ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ" осуществляет контроль (экспертизу) в целях:

- подтверждения аутентичности текста перевода тексту оригинала;

- соблюдения стандартизованной терминологии;

- соответствия оформления документа Инструкции по подготовке и оформлению (в электронном виде) переводов международных стандартов.

При нарушении требований к документу ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ" направляет перевод исполнителю на доработку.

7.12. Для подтверждения статуса "официальный перевод" на титульном листе документа размещают штамп, в который вносят следующую информацию:

- сокращенное наименование организации, уполномоченной Ростехрегулированием на осуществление регистрации переводов, - ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ";

- регистрационный номер перевода документа;

- дату регистрации перевода документа.

Регистрационные номера фиксируют в ведомости официальной регистрации переводов документов, представленной в электронно-цифровой форме.