I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

1.2. Инструкция по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии (далее - Роскультура).

1.3. Роскультура организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламента Федерального агентства по культуре и кинематографии, утвержденного Приказом Роскультуры от 04.05.2005 N 234, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Роскультуре, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.6. Основные требования по организации делопроизводства в аппарате Роскультуры:

ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;

руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах;

при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним;

при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через работника, ответственного за делопроизводство, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив;

в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность;

в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в архив Роскультуры, независимо от сроков их хранения;

порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается руководством Роскультуры. Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации;

руководители структурных подразделений и работники аппарата Роскультуры несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации;

при утрате документов руководитель подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Роскультуры и Управление делами, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, то должен быть составлен акт, утвержден руководителем Роскультуры (заместителем руководителя) и представлен в Управление делами вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Роскультуры осуществляются отделом информационного и документационного обеспечения Управления делами (далее - служба ДОУ).