20. Составление описей дел

20.1. На завершенные судебные дела и дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи (Приложение 42). На другие дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

20.2. В каждом структурном подразделении на судебные дела и на дела постоянного срока хранения составляются описи. По этим описям документы сдаются в архив суда. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для сводной описи, которую готовит архив суда и по которой сдаются дела на государственное хранение.

20.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой для номенклатуры дел схемой систематизации; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом суда; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

20.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.