Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"

5. Организация использования научно-технической документации

76

Организация должна обеспечивать доступ пользователей, представителей судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов к НТД с учетом требований, установленных законодательством и локальными нормативными актами

п. 93 Правил НТД

В соответствии с законодательством организация обеспечивает доступ и передачу подлинников и/или копий документов, электронных документов пользователям путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа; путем предоставления подлинников и/или копий необходимых им документов, в том числе в форме электронных документов (ст. 24 125-ФЗ). Для доступа может использоваться информационная система. Представителям судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов доступ к НТД предоставляется на основе п. 2.1 ст. 4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", п. 19 ст. 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1 ст. 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, ч. 1 ст. 26.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ч. 1 ст. 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.

Остальным пользователям доступ предоставляется на равных основаниях, для представителей прессы исключений не делается. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Доступ сотрудников предприятия к НТД определяется должностными обязанностями в соответствии с должностной инструкцией (регламентом). Доступ работников сторонних организаций к НТД осуществляется при наличии письменного разрешения руководителя организации, а также собственника (владельца) НТД; для проектно-планировочной документации - также при наличии письменного разрешения собственника (владельца) объекта. Ограничение обусловлено тем, что данная документация является объектом интеллектуальной собственности (ст. 1228 и 1240 Гражданского кодекса Российской Федерации).

77

В организации, в деятельности которой образуется НТД, локальным нормативным актом должен быть назначен работник, ответственный за выдачу НТД

п. 97 Правил НТД

Работник (работники), ответственный(е) за выдачу НТД в организации, назначается (назначаются) локальным нормативным актом, его (их) полномочия определяются должностной инструкцией и положением о структурном подразделении.

78

Из хранилища должны выдаваться дубликаты или копии фонда пользования вместо подлинников электронной НТД

п. 94 Правил НТД

Пользователям запрещается выдавать подлинники электронной НТД на физически обособленных носителях (кроме случаев, оговоренных в п. 95 Правил НТД, см. п. 75) из хранилища, вместо них выдаются дубликаты или копии фонда пользования (при наличии).

79

Подлинники НТД на бумажном носителе должны выдаваться из хранилища только для изготовления с них дубликатов, копий и для внесения изменений в подлинники. В остальных случаях должны выдаваться дубликаты и копии НТД

п. 95 Правил НТД

Подлинники документов на бумажном носителе выдаются для:

-

изготовления дубликатов и копий;

-

внесения изменений;

-

восстановления подлинников.

В остальных случаях выдаются дубликаты и копии НТД. Выдача программной, проектной и конструкторской документации осуществляется на основании пп. 5.4.1, 5.4.2 ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации", п. 2.10 ГОСТ 19.601-78 "Единая система программной документации (ЕСПД). Общие правила дублирования, учета и хранения".

80

Сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, назначение работника, ответственного за сохранность НТД, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности должны регулироваться (устанавливаться) локальными нормативными актами организации

п. 93, 96 Правил НТД

В организации принимаются и утверждаются руководителем локальные нормативные акты, в которых устанавливаются сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности, назначается работник, ответственный за сохранность НТД.

81

Учет выдачи и возврата подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям должен осуществляться в карточках учета документов и/или в информационной системе

пп. 98, 105 Правил НТД

Сведения о выдаче и возврате подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям (абонентам) вносятся в соответствующие графы обязательной учетной формы - карточки учета документов или поля базы данных соответствующей информационной системы. Форма карточки установлена приложениями 3, Б ГОСТ 2.501-2013 "Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения".

Допускается проводить учет выдачи и возврата копий НТД внутренним пользователям по абонентским карточкам учета (заводится на каждого абонента или пользователя) и/или в информационной системе.

Раздельно осуществляется учет абонентов внешних и внутренних, принятых на абонентское обслуживание и извещаемых о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов; абонентов разовой выдачи (передачи) документов.

82

Фонд пользования НТД должен формироваться в виде копий на бумажном носителе и (или) в виде электронных копий

п. 101 Правил НТД

В соответствии с п. 19.1 Правил 2020 фонд пользования создается одновременно с созданием страхового фонда на микроформах, пленочных и других носителях. Также фонд пользования может быть создан в электронном виде (электронный фонд пользования). Электронный фонд пользования содержит электронные копии документов, при его создании, хранении, учете и использовании целесообразно руководствоваться методическими рекомендациями Росархива. Состав комплектов фонда пользования, создаваемого одновременно со страховым фондом, определен в п. 19.2 Правил 2020. Порядок создания, хранения и выдачи копий фонда пользования определен п. 19.3 - 19.19.6 Правил 2020 г.

83

В архиве (техническом архиве) должны применяться справочно-поисковые средства

п. 102 Правил НТД

Для осуществления поиска и использования НТД в архиве применяются справочно-поисковые средства (СПС)/научно-справочный аппарат (НСА) на бумажном носителе и/или в электронном виде. К обязательным СПС относятся описи дел постоянного хранения (см. пп. 71 - 78, 131 Правил НТД). К вспомогательным СПС относятся путеводители или краткие справочники по фондам для научных организаций, каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники. Состав вспомогательных справочников архив определяет самостоятельно с учетом состава и содержания хранящихся в нем документов, типовыми задачами поиска, интенсивностью использования документов. Архив может размещать информацию о составе НСА в читальном зале и/или на официальном сайте в информационно-телекоммуникационных сетях.

84

В архиве (техническом архиве) должно быть оборудовано помещение для использования документов с предоставлением специальных технических и программных средств для доступа к электронной НТД (при наличии)

п. 103 Правил НТД

В целях создания условий для работы пользователей в архиве создается читальный зал/рабочая комната, просмотровый зал и др. оборудованные комнаты с соответствующими техническими средствами для работы с документами на разных видах носителей и их временного хранения в условиях, обеспечивающих сохранность.

Режим работы читального зала устанавливается локальным нормативным актом, размещается в доступном для пользователей помещении архива и/или на официальном сайте в информационно-телекоммуникационных сетях.
4. Организация хранения научно-технической документации 6. Организация хранения электронной научно-технической документации