1. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Архив государственного органа, органа местного самоуправления может быть создан в форме:

- юридического лица;

- структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления;

- подразделения в составе структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления.

Организации могут не создавать архив в указанных формах, но в таком случае они должны оформить возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - АФ РФ) и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника.

Архив, созданный в форме юридического лица, в своей деятельности руководствуется уставом, в котором должны быть прописаны вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов. Устав утверждает руководитель государственного органа, органа местного самоуправления.

Архив, являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения, руководствуется положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом организации. Положение определяет задачи и функции архива. Положение о центральном архиве федерального органа власти должно составляться на основе "Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа", утвержденного приказом Росархива от 25.02.2019 N 30; а положение об архиве организации - на основе "Примерного положения об архиве организации", утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 N 42.

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";

приказ Росархива от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации";

приказ Росархива от 09.12.2020 N 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях";

приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях";

законы субъектов Российской Федерации иные правовые акты субъектов Российской Федерации, регулирующие отношения в сфере архивного дела;

Общие требования к оснащению помещений для архива

Помещения архива, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оснащаются металлическими одно- и (или) двухсторонними стационарными и (или) мобильными стеллажами, шкафами, сейфами, или контейнерами.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Металлические стеллажи, шкафы и контейнеры используются для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных архивных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления (п. 151 Правил 2023). Требования к конструкции стеллажей, металлических шкафов и антресолей устанавливаются ГОСТ Р 56356-2015 "Стеллажи металлические для архивов. Технические условия", ГОСТ Р 56513-2015 "Шкафы металлические архивные. Технические условия".

При расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла.

При расстановке стеллажей (сейфов, шкафов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

- рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

- рядами стеллажей (межстеллажный проход) - не менее 75 см;

- стеллажами, параллельными стене, и наружной стеной здания - не менее 75 см;

- торцом стеллажа и стеной - не менее 45 см;

- верхней полкой стеллажа и потолком - 50 см;

- нижней полкой стеллажа и полом - не менее 15 см (в цокольных этажах - не менее 30 см).

Хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для их хранения местах, не допускается.

Архивные документы, за исключением электронных архивных документов, находящихся в СХЭД, размещаются в первичных средствах хранения:

- на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

- аудиовизуальные документы - в коробках, бюксах, конвертах;

- электронные архивные документы на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

Носители электронных и аудиовизуальных документов располагаются отдельно от документов на бумажном носителе (в отдельных помещениях в соответствии с требованиями к температурно-влажностному режиму (п. 88 Правил 2023).

На первичном средстве хранения архивных документов указываются номер и название фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, размещенных в нем.

Выбор способа хранения архивных документов (горизонтальный или вертикальный) в оборудованном архивохранилище определяется конструкцией стеллажа (длиной и шириной полок, расстоянием между ними и количеством полок). При вертикальном способе хранения документов рекомендуется использовать жесткие переплеты, чтобы избегать деформирования документов.

Материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования электронных архивных документов

К материально-техническим условиям для комплектования, хранения, учета и использования электронных архивных документов в организациях, в зависимости от выбранного способа хранения электронных архивных документов, в соответствии с пп. 4, 132 Правил 2023 относятся:

а) наличие в организации системы хранения электронных документов (далее - СХЭД), соответствующей нормативно установленным функциональным требованиям и, согласно пп. 135, 136, 137 Правил 2023, информационно и функционально совместимой с системой электронного документооборота и иными информационными системами организации. Для источников комплектования - совместимой с соответствующими информационными системами государственных (муниципальных) архивов и уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела;

б) наличие в организации архивохранилища, в котором созданы оптимальные условия хранения согласно п. 88 Правил 2023, предназначенного для хранения физически обособленных носителей электронных архивных документов.

Функциональные требования к СХЭД органов государственной власти установлены также "Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов", утвержденными приказом Росархива от 15.06.2020 N 69 (далее - ТФТ).

СХЭД должна выполнять функцию по приему электронных документов на архивное хранение в установленном порядке. Разъяснения о реализации этой функции даны в пп. 137, 147, 148, 150 Правил 2023, пп. 4.3, 4.4, 4.10 ТФТ, положения которых подразумевают, что при приеме-передаче в СХЭД включаются:

- электронные архивные документы;

- регистрационно-учетные сведения (метаданные) электронных архивных документов;

- регистрационно-учетные сведения об электронных делах;

- регистрационно-учетные сведения об описях электронных документов.

Регистрационно-учетные сведения (метаданные) включаются в архивные учетные формы (далее - АУФ) в соответствии с пп. 138, 139 Правил 2023.

При поступлении электронных документов СХЭД должна осуществлять автоматическую проверку:

- наличия всех файлов, составляющих электронный документ; необходимых регистрационно-учетных сведений (метаданных) об электронных документах, электронных делах по номенклатуре дел;

- файлов электронных документов и файлов описей электронных документов на наличие вредоносного программного кода;

- наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности электронной подписи передаваемого электронного документа на момент его подписания и (или) получения.

При включении электронных документов в СХЭД в электронной форме учета поступления и выбытия должна фиксироваться следующая информация:

- дата поступления электронных архивных документов (единиц хранения);

- наименование организации (структурного подразделения), от которой поступили электронные документы (единицы хранения);

- наименование, номер и дата документа, по которому поступили электронные архивные документы (единицы хранения);

- указание на категорию срока хранения передаваемых электронных архивных документов (единиц хранения) (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

- указание на срок хранения электронных архивных документов;

- количество передаваемых электронных документов (единиц хранения) и количество относящихся к ним файлов";

- указание должности, фамилии и инициалов работника (государственного, муниципального служащего), передающего документы;

- указание должности, фамилии и инициалов работника (государственного, муниципального служащего), принимающего документы;

- ссылки на АУФ в СХЭД.

В соответствии с п. 137 Правил 2023, пп. 4.10, 4.13 ТФТ в СХЭД включаются и хранятся:

- электронные архивные документы;

- регистрационно-учетные сведения (метаданные) электронных архивных документов;

- регистрационно-учетные сведения об электронных делах;

- регистрационно-учетные сведения об описях электронных документов их разделах и подразделах;

- регистрационно-учетные сведения о фонде.

В СХЭД также должны включаться и храниться электронные копии документов на бумажном носителе в случае, если они относятся к одному заголовку, индексу и сроку хранения по номенклатуре дел, что и связанные с ними электронные документы, согласно разделу XI Правил 2023.

СХЭД должна быть способна обеспечивать восстановление электронных архивных документов из их резервных копий (экземпляров) в случае утраты или потери целостности электронных архивных документов.

С помощью СХЭД может осуществляться проверка наличия и состояния электронных архивных документов в установленном порядке согласно п. 152 Правил 2023, пп. 2.4, 4.13 ТФТ. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме. Все автоматические действия по проверке наличия и состояния электронных архивных документов должны фиксироваться в протоколах (журналах событий) СХЭД. Рекомендуется, чтобы протоколы информационной системы содержали следующий минимальный набор информации:

- описание события;

- влияние события на СХЭД;

- инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);

- дата и время события.

Указанная информация должна храниться в СХЭД не менее 1 года (до проведения следующей проверки).

Для ежегодного контроля процесса проверки наличия и состояния электронных архивных документов, согласно п. 152 Правил 2023, в СХЭД должна быть предусмотрена возможность фиксации результатов проверки наличия и состояния в специализированной АУФ, соответствующей форме акта проверки наличия и состояния архивных документов со ссылками на АУФ описей электронных документов в СХЭД, а также возможностью вывода на печать по установленной форме акта.

Процессы конвертации и (или) миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными, установлены пп. 137, 154 - 156 Правил 2023, п. 4.14 ТФТ. В рамках реализации этой функции, СХЭД должна позволять работнику архива (лицу, ответственному за архив) фиксировать информацию о проведении процессов конвертации и (или) миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.

Противопожарный режим

Соблюдение противопожарного режима в здании и (или) помещениях архива организации должно соответствовать требованиям нормативных актов, в том числе Федеральному закону от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности", постановлению Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации", приказу МЧС России от 16.03.2020 N 171 "Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по предоставлению государственной услуги по регистрации декларации пожарной безопасности и формы декларации пожарной безопасности".

Меры пожарной безопасности разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации по пожарной безопасности, а также на основе опыта борьбы с пожарами, оценки пожарной опасности веществ, материалов, технологических процессов, изделий, конструкций, зданий и сооружений.

Расчет категорий по пожаробезопасности и взрывопожарной безопасности должен осуществляться по всем помещениям архива, которому (расчету) должно соответствовать оборудование и средства первичного пожаротушения.

Требования к помещениям устанавливаются в зависимости от их назначения (требования к архивохранилищам соответствуют требованиям к складским помещениям, библиотекам; требования к иным помещениям - к офисным помещениям, объектам для круглосуточного проживания людей и др.)

В архивохранилище должна быть установлена металлическая противопожарная дверь.

Архивохранилище должно быть оборудовано средствами пожаротушения и противопожарным оборудованием, соответствующими постановлению Правительства Российской Федерации от 01.09.2021 N 1464 "Об утверждении требований к оснащению объектов защиты автоматическими установками пожаротушения, системой пожарной сигнализации, системой оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре".

При оснащении архивохранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы. Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.

Решение об оснащении помещений архива организации стационарными и переносными огнетушителями должно приниматься руководителем организации в соответствии с "Правилами противопожарного режима в Российской Федерации", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479.

В организации должны быть заключены договора с организациями, имеющими лицензию на обслуживание противопожарного оборудования. Их наличие проверяется в ходе проверок органами государственного пожарного надзора, в результате которых составляется акт проверки.

Ответственными за соблюдение мер пожарной безопасности и требований являются:

- в организации - руководитель и его заместители в соответствии с распределением обязанностей;

- в структурных подразделениях - руководители структурных подразделений;

- в архивохранилище и других помещениях архива - сотрудники, назначенные ответственными за соблюдение внутреннего распорядка и пожарной безопасности в конкретном помещении.

Охранный режим

В здании или помещениях архива организации должен соблюдаться охранный режим. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат:

- помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы;

- помещения для размещения оборудования СХЭД (серверного оборудования).

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

Эксплуатация системы охранной сигнализации должна обслуживаться организациями, имеющими лицензию на основании договора. Также рекомендуется оснащение архивов кнопкой тревожной сигнализации для связи с группой быстрого реагирования.

Окна помещений первого этажа, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, рекомендуется оборудовать распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу. Если архив размещен в здании, являющимся памятником архитектуры, что исключает установку решеток, следует укрепить остекление окон пленкой бронирующего класса.

В организации разрабатывается и утверждается локальный нормативный акт, который должен быть направлен на:

- охрану территории и объектов организации;

- предотвращение несанкционированного выноса, вывоза (вноса, ввоза) имущества, оборудования, материальных ценностей с территории охраняемых объектов (на территорию объектов);

- обеспечение внутреннего распорядка и мер пожарной безопасности на охраняемых объектах;

- обеспечение личной безопасности, защиты жизни и здоровья работников и посетителей организации;

- своевременное выявление угроз безопасности, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению материального и морального ущерба охраняемым объектам и хранящимся в них имуществу, оборудованию, материальным ценностям.

В локальном нормативном акте устанавливаются контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны, порядок хранения, получения и сдачи ключей.

В случае если организация заключает договор на охрану с органами внутренних дел или организациями, имеющими лицензии на охранную деятельность, локальный нормативный акт согласовывается с ними.

Световой режим хранения документов

Хранение архивных документов осуществляется в темноте в первичных средствах хранения (папках, коробках, футлярах, шкафах, на стеллажах закрытого типа). Защита документов от разрушающего действия естественного света должна осуществляться во всех помещениях при любых видах работы с документами.

При естественном освещении на окнах должны быть применены светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи.

При искусственном освещении разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности (см. ст. 3 и 16 Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности", Федеральный закон от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности").

Все виды светильников должны быть удалены от первичных средств хранения с архивными документами не менее чем на 0,5 м.

При работе с физически обособленными носителями электронных документов их необходимо оберегать их от нагрева, воздействия прямого света.

Температурно-влажностный режим хранения документов

Архивные документы должны храниться в установленном температурно-влажностном режиме. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

- для документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%;

- для аудиовизуальных документов - в соответствии с пунктом 5.14 Правил 2020);

- для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%;

- для документов на оптических дисках - 10 - 23 °C и 20 - 50%.

В архивохранилище не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время с помощью контрольно-измерительных приборов (термометра, гигрометра или термогигрометра):

- в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю;

- в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - не реже 2 раз в неделю;

- при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

Контрольно-измерительные приборы размещаются в одной или нескольких контрольных точках архивохранилища (в зависимости от конструкционных особенностей и площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола. Организация обязана проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

При наличии автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в автоматическом режиме, в том числе в электронном виде.

Санитарно-гигиенический режим хранения документов

В архивохранилищах рекомендуется не реже одного раза в месяц проводить санитарные дни для влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков, а также регулярный контроль уборки в рабочих помещениях. Помещения следует убираться регулярно.

В случае обнаружения документов, подвергшихся биологическому поражению (плесень, насекомые и др.), принимаются немедленные меры по их изоляции и обработке, а также по обработке средств хранения, архивохранилищ. Пораженные биологическими вредителями документы заворачивают в пленку или бумагу; изолируют в отдельном помещении до решения вопроса о последующей передаче их на дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию.

Стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные вредителями документы, обрабатываются водными растворами антисептиков и просушивают; пол, плинтуса, подоконники, стены обрабатываются инсектицидными аэрозольными препаратами.

Рекомендуется не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) проводить профилактические осмотры архивных документов (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилищ для своевременного обнаружения биологических вредителей.

Осмотр архивных документов проводится работником (лицом, ответственным за архивное хранение) с составлением докладной записки по результатам осмотра для организации санитарно-гигиенической обработки.

Иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования электронных архивных документов

К иным условиям, необходимым для комплектования, хранения, учета и использования электронных архивных документов, относится соблюдение правового режима в отношении электронных документов. Пп. 131 и 144 Правил 2023 установлено, что в организации должны быть разработаны один или несколько локальных нормативных актов (порядков, положений, инструкций, регламентов и др.), отражающих работу с электронными документами. В нем (них) должны быть изложены требования:

- к обеспечению сохранности электронных архивных документов;

- к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;

- к разграничению прав доступа и порядку доступа к электронным архивным документам;

- к порядку приема-передачи электронных архивных документов;

- к использованию электронных архивных документов;

- к использованию электронной подписи при архивном хранении;

- к порядку приема-передачи электронных архивных документов между структурными подразделениями организации, территориальными органами и подведомственными организациями.

Порядок приема-передачи электронных архивных документов внутри организации, и между подведомственными организациями, должен быть установлен локальными нормативными актами, в том числе определяющими права доступа работников к электронным архивным документам, учетным и справочно-поисковым системам; при взаимодействии между организациями - договорами (соглашениями) об информационном взаимодействии.

Согласно п. 134 Правил 2023 требования к режиму хранения электронных архивных документов в СХЭД обеспечиваются ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию информационных систем и хранения в них информации и соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации.

Общие требования к помещениям

Хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения:

- в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (см. глава III "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 (зарегистрировано Минюстом России 20.05.2020, регистрационный N 58396; далее - Правила 2020);

- в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище;

- запирающихся шкафах или сейфах.

Предоставление здания (помещения) осуществляется на основании распорядительного документа руководителя организации о создании архива. Организацию процесса предоставления помещения для размещения архивных документов осуществляет руководитель архива (лицо, ответственное за архив) при участии административно-хозяйственной службы организации.

Для архивохранилищ разрабатывается схема расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов) на основе схемы систематизации документов фонда (топографирование документов).

Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы последовательно слева направо от входной двери; полки стеллажей должны быть пронумерованы по шкафам в порядке - слева направо, сверху вниз.

При наличии у организации нескольких архивохранилищ (помещений) они также нумеруются.

Местонахождение документов в архивохранилище закрепляется в постеллажных и пофондовых топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Постеллажные топографические указатели составляются по образцу, рекомендованному в приложении N 13 к Правилам, и прикрепляются к стенке стеллажа (шкафа).

Пофондовые топографические указатели составляются по образцу, рекомендованному в приложении N 14 к Правилам при наличии в организации более одного фонда, и служат для определения места хранения конкретных дел.

При ведении топографических указателей:

- на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника архива (лица, ответственного за архив), второй - размещается в соответствующем архивохранилище;

- в электронном виде - в СХЭД.

Топографические указатели не составляются при отсутствии архивохранилища

Для обеспечения деятельности архива организации (при необходимости) выделяются также помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, которые относятся к основным помещениям:

- архивохранилище;

- помещение для приема и временного хранения документов и адаптации к новым условиям (акклиматизации);

- помещение для предоставления доступа к архивным документам (читальный зал или просмотровая комната, или участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);

- рабочие комнаты сотрудников архива (лиц, ответственных за архив), которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

К вспомогательным помещениям относятся помещения административно-хозяйственного, технического и бытового назначения.

В соответствии с требованиями сохранности архивных документов архивохранилище должно:

- отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;

- иметь площадь, определяемую из расчета 400 единиц хранения на 1 кв. м;

- иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

- сохранять стабильность температурно-влажностного режима;

- иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;

- не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

- не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;

- не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод (см. п. 2.5 приложения В СП 118.13330.2022. Свод правил. Общественные здания и сооружения. СНиП 31-06-2009, утвержден приказом Минстроя России от 19.05.2022 N 389/пр).

Соответствие зданий и помещений установленным требованиям к огнеупорности стен удостоверяется актами проверок органов государственного пожарного надзора, строительного контроля, проводимого с установленной законом периодичностью.

Помещения, где хранятся архивные документы, должны хорошо вентилироваться, обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час, стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Установленная вентиляционная система должна обслуживаться специализированной организацией согласно договору. Два раза в год рекомендуется производить чистку от пыли, грязи и жировых отложений после эксплуатации систем отопления и перед запуском систем отопления.

При выборе помещения для хранения электронных архивных документов на обособленных носителях следует учитывать, что не допускается хранение электронных носителей с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитным полем напряженностью более 400 А/м.

Помещения, в которых размещается система хранения электронных документов (далее - СХЭД) (серверное оборудование), должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха с противопыльными фильтрами.

Хранилища должны быть удалены от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей.

Контроль безопасности помещений, в которых размещается серверное оборудование СХЭД, следует осуществлять с учетом факторов, воздействующих на безопасность информации, указанных в ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения".

В случае превышения нормативных показателей напряженности магнитных полей следует принимать меры для электроизоляции средств хранения и физически обособленных носителей фонодокументов, видеодокументов и электронных документов.

При оборудовании помещений архивов запрещается на пути из архивохранилища к лифтам и лестничным клеткам складировать материалы, оборудование и другие предметы, препятствующие эвакуации людей и доступу к средствам пожаротушения и сигнализации.

Двери архивохранилищ должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности.

Условия труда работников

Обеспечение сохранности документов в организации

Архивные документы должны быть переданы в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

В архив организации передаются документы только постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации. Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению в установленном порядке.

Прием-передача дел производится работником архива организации (лицом, ответственным за архив), в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов структурного подразделения указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.

В архивохранилище регулярно должна проводиться влажная уборка полов, обеспыливание оборудования и первичных средств хранения, обработка цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников.

Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, должны быть немедленно изолированы и подвергнуты санитарно-гигиенической обработке, а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями - дератизации.

В архиве организации в плановом порядке должна проводиться проверка наличия и состояния архивных документов.

Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом порядке в сроки:

- на бумажных носителях - не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет);

- электронных документов на физически обособленных носителях - раз в 5 лет;

- электронных документов, хранящихся в СХЭД - автоматически. Один раз в год работник архива (лицо, ответственное за архив) проверяет протоколы СХЭД (см. п. 152 Правил 2023);

- аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 10 лет).

Проверка наличия документов включает:

а) выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей;

б) установление фактического наличия единиц хранения в соответствии с архивными учетными документами;

в) выявление неправильно оформленных единиц хранения (дел);

г) выявление и постановку на учет документов и единиц хранения, требующих физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической обработки;

д) организацию розыска отсутствующих документов.

Проверка наличия и состояния начинается с выверки архивных учетных документов, заключающейся в проверке соответствия одних и тех же показателей в разных учетных документах. Затем проводится проверка соответствия количества дел в итоговых записях годовых разделов описей сведениям о количестве дел в листах фондов.

При установлении фактического наличия единиц хранения в первую очередь проверяется правильность расположения дел согласно топографическим указателям. Неправильно размещенные дела сразу же помещаются на свое место. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях.

Проверка наличия и состояния документов проводится посредством визуального осмотра единиц хранения и сверки описательной статьи описи дел, документов с заголовком на обложке единицы хранения.

В ходе проверки может быть обнаружено:

- отсутствие дела, включенного в опись;

- наличие дел, не относящихся к определенному фонду;

- наличие неучтенных дел;

- ошибки в описательных статьях описей;

- наличие документов и дел, требующих физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической обработки;

- организацию розыска отсутствующих документов.

Дела, не внесенные в описи, изымаются, работа с ними (включение в соответствующий годовой раздел описи) проводится после завершения проверки наличия и состояния дел. Дела, не относящиеся к фонду, также откладываются отдельно. Все выявленные в ходе проверки нарушения фиксируются в учетных документах архива.

Документы и дела, требующие физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической рекомендуется регистрировать в картотеке учета физического состояния документов с указанием вида необходимой обработки. Карточки учета физического состояния документов являются рабочими документами; срок хранения карточек учета физического состояния документов временного хранения равен срокам хранения дел, в отношении которых они были составлены.

При выявлении отсутствия дел и документов организуется их розыск (см. п. 104 Правил 2023).

Проверка наличия и состояния документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с п. 2.9 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233.

В ходе проверки наличия не допускается:

- вносить выявленные в ходе проверки неучтенные дела, документы в опись до их технической обработки и описания (включения в описи дел, документов);

- делать какие-либо пометки или записи, не предусмотренные процессом проверки наличия и состояния, в описях дел, документов и в других обязательных архивных учетных документах.

В конце каждой просмотренной описи дел, документов делается запись "ПРОВЕРЕНО", которая после составления акта проверки наличия и состояния документов дополняется датой и номером акта.

По результатам проверки наличия должны быть составлены:

- акт проверки наличия и состояния архивных документов;

- акт о технических ошибках в учетных документах (при несоответствии записей в архивных учетных документах фактической информации);

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных (при обнаружении неучтенных архивных документов, не относящихся к данному фонду).

Внеплановая проверка наличия и состояния документов (сплошная или выборочная) назначается:

- при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив);

- при подготовке архивных документов к передаче в государственный (муниципальный) архив (для организации, выступающей источником комплектования);

- после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли быть утрачены или повреждены;

- при реорганизации организации.

Порядок выдачи дел из архивохранилища во временное пользование устанавливается руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом и закрепляется в соответствующем локальном нормативном акте организации. Архивные документы выдаются во временное пользование на основании письменного разрешения руководителя организации или уполномоченного им должностного лица:

- судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации на срок, не превышающий шести месяцев;

- для экспонирования на срок, определенный соответствующим договором;

- работникам структурных подразделений организации в целях реализации их служебных обязанностей на срок, не превышающий одного месяца.

Архивы с небольшим объемом архивного фонда и штатом, включающим одного-двух работников, обычно не имеют читального зала. В таком случае работник архива (лицо, ответственное за архив) выдает документы непосредственно пользователям. В случае, если архив имеет большой штат, то дела из архивохранилища выдаются работником архивохранилища работнику читального зала, через которого осуществляются взаимодействие с пользователями.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи единиц хранения во временное пользование при осуществлении:

- выдачи дел работникам организации;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел во временное пользование другим организациям.

При наличии СХЭД учет выдачи документов, в том числе во временное пользование, ведется в электронном виде.