I Общие положения

1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства по делам национальностей и федерального государственного бюджетного учреждения "Дом народов России "Дом народов России" (далее - ФГБУ "Дом народов России"), с указанием сроков их хранения (далее - Перечень), подготовлен в соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2021, N 24, ст. 4188), с учетом положений федеральных законов, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449), с постановлением Правительства Российской Федерации от 18.04.2015 N 368 (ред. от 28.12.2020) "О Федеральном агентстве по делам национальностей", с учетом иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся в деятельности Федерального агентства по делам национальностей и подведомственного ему ФГБУ "Дом народов России".

1.3. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа в работе экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение и пополнении Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при подготовке номенклатур дел.

1.4. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Федерального агентства по делам национальностей и подведомственного ему ФГБУ "Дом народов России".

1.5. Перечень содержит 16 разделов:

раздел 1 включает документы, отражающие организацию системы управления, контроля, правового и документационного обеспечения деятельности Федерального агентства по делам национальностей и подведомственного ему ФГБУ "Дом народов России";

раздел 2 содержит документы, раскрывающие вопросы перспективного и текущего планирования деятельности организации;

раздел 3 включает документы по финансированию деятельности Федерального агентства по делам национальностей и подведомственного ему ФГБУ "Дом народов России";

раздел 4 включает документы по бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности деятельности организации;

раздел 5 включает документы об информационной деятельности;

раздел 6 содержит документы, раскрывающие вопросы международного сотрудничества;

раздел 7 включает документы о трудовых отношениях, организации труда и служебной деятельности;

раздел 8 содержит документы по кадровому обеспечению;

раздел 9 содержит документы об осуществлении анализа и прогнозирования состояния межнациональных и межконфессиональных отношений, обеспечения межнационального согласия;

раздел 10 включает документы о государственной политике в сфере межнациональных отношений;

раздел 11 содержит документы, раскрывающие вопросы управления программ и проектами в сфере национальной политики;

раздел 12 содержит документы по мониторингу в сфере межнациональных и межконфессиональных отношений;

раздел 13 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности;

раздел 14 включает документы об административно-хозяйственном обеспечении деятельности;

раздел 15 содержит документы об обеспечении режима безопасности, гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций;

раздел 16 включает документы, отражающие социально-бытовые вопросы Федерального агентства по делам национальностей.

1.6. Перечень имеет 5 граф.

В графе 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе 2 приведены виды документов.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов.

В графах 3, 4, указаны сроки хранения документов на бумажном и иных носителях.

В графе 5 даны примечания, комментирующие или уточняющие сроки хранения документов.

Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы 3, 4,), дифференцированы по 2 звеньям:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в Федеральном агентстве по делам национальностей;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов ФГБУ "Дом народов России".

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций. Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов, ведущихся в электронном виде, соответствует сроку хранения их аналога на бумажном носителе и исчисляется с момента завершения ведения электронного документа.

Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения, установленных статьей 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются для использования в работе, и означает, что такие документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут иметь научно-историческое значение и могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

1.7. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.

1.8. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

1.9. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности Федерального агентства по делам национальностей и подведомственного ему ФГБУ "Дом народов России" в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений по решению ЦЭПК при Росархиве.

1.10. Для удобства пользования Перечень снабжен указателем, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера соответствующих статей.