1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов Росгидромета

72

Перечень документов, образующихся в результате деятельности Росгидромета, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков их хранения

Постоянно

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

73

Типовые и примерные номенклатуры дел

Постоянно

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

74

Номенклатуры дел

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

(1) Структурных подразделений - 3 года

75

Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов)

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми

76

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После снятия с контроля

77

Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После замены новыми

78

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

79

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

80

Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов

До ликвидации организации

До ликвидации организации

До ликвидации организации

До ликвидации организации

До ликвидации организации

81

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации

82

Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера

10 лет ЭПК (1)

10 лет ЭПК (1)

10 лет ЭПК (1)

10 лет ЭПК (1)

10 лет ЭПК (1)

(1) После замены новыми

83

Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)

84

Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После прекращения трудовых отношений

85

Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

86

Отчеты, справки об объеме документооборота

1 год

5 лет

1 год

1 год

1 год

87

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1) (2)

Постоянно (1) (2)

(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации;

(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения

88

Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

(1) В государственные архивы передаются при ликвидации организации

89

(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей;

(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности;

(3) После уничтожения дел

б) по личному составу;

50/75 лет (2)

50/75 лет (2)

50/75 лет (2)

50/75 лет (2)

50/75 лет (2)

в) временного (свыше 10 лет) хранения

3 года (3)

3 года (3)

3 года (3)

3 года (3)

3 года (3)

90

Топографические указатели

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После замены новыми

91

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

92

Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет

93

Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно

94

Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

95

Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

96

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

97

Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов

-

-

-

Постоянно (1)

-

(1) в ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД"

98

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

99

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

Постоянно

(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет

б) распорядительных документов по личному составу;

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭПК (1)

50/75 лет ЭПК (1)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

г) поступающих и отправляемых документов;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

д) исполнения документов;

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

е) обращений граждан;

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

ж) телеграмм, телефонограмм;

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

з) фото-, фоно-, видеодокументов;

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

к) использования съемных носителей информации

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

л) внутренних документов

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

100

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

а) приема посетителей;

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года

(1) После уничтожения бланков

(2) После возвращения всех дел

б) рассылки документов;

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

в) бланков строгой отчетности;

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

г) копировальных работ;

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

д) выдачи дел во временное пользование;

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

3 года (2)

е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;

1 год

1 год

1 год

1 год

1 год

ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

101

Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 года

3 года

3 года

3 года

3 года