Утверждены

приказом Министерства труда

и социальной защиты

Российской Федерации

от 26 июня 2023 г. N 547

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ВЕДЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ДЕТЕЙ, ПРОЖИВАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЯХ,

ПРЕДОСТАВЛЯЮЩИХ СОЦИАЛЬНЫЕ УСЛУГИ В СТАЦИОНАРНОЙ

И (ИЛИ) ПОЛУСТАЦИОНАРНОЙ ФОРМАХ

СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

1. Настоящие методические рекомендации разработаны в целях формирования единого подхода к ведению личных дел детей, проживающих в организациях, предоставляющих социальные услуги в стационарной и (или) полустационарной формах социального обслуживания (далее соответственно - методические рекомендации, дети, организация).

2. Рекомендуемый перечень документов, приобщаемых к личному делу ребенка, приведен в приложении N 1 к методическим рекомендациям (далее соответственно - рекомендуемый перечень, личное дело).

3. При формировании личных дел рекомендуется учитывать положения, содержащиеся в Правилах ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 423, а также в Положении о деятельности организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, и об устройстве в них детей, оставшихся без попечения родителей, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 24 мая 2014 г. N 481.

4. Формирование личного дела может осуществляться как на основе личного дела, переданного из органа опеки и попечительства, так и на основании документов, предъявленных родителями (законными представителями) ребенка при его приеме в организацию.

5. Порядок оформления, ведения, учета и хранения личных дел (далее - порядок) устанавливается локальным нормативным актом организации в соответствии с рекомендуемым перечнем.

При разработке порядка рекомендуется учитывать следующее:

1) личное дело формируется на протяжении всего периода нахождения ребенка в организации;

2) личное дело содержит персональные данные ребенка и иные сведения, связанные с пребыванием в организации, а также с защитой его прав и интересов;

3) личное дело включает подлинники или дубликаты документов (только для детей, помещенных под надзор в организацию) и копии документов, заверенные в установленном порядке, к личному делу прилагается опись, в которой указываются наименование документов и номера страниц, на которых они расположены;

4) приобщенные к личному делу копии документов, заверенные в установленном порядке, брошюруются, страницы нумеруются;

5) личное дело формируется в нескольких папках, имеющих буквенно-численную маркировку, которая позволяет обеспечивать порядок хранения личных дел и сохранность приобщенных к личному делу документов;

6) личные дела подлежат регистрации в книге регистрации личных дел, страницы которой нумеруются, прошиваются и скрепляются подписью руководителя организации и печатью организации;

7) ответственность за оформление, ведение, учет и хранение личных дел, а также за обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, возлагается на уполномоченных работников, определенных приказом руководителя организации, с внесением обязанностей в должностную инструкцию;

8) ответственность за инвентаризацию, проверку ведения и хранения личных дел возлагается на заместителя руководителя организации, определенного приказом руководителя организации, с внесением обязанностей в должностную инструкцию.

6. Форма представления на ребенка устанавливается локальным нормативным актом организации в соответствии с рекомендуемым образцом, предусмотренным приложением N 2 к методическим рекомендациям.

7. Представление на ребенка заполняется при приеме ребенка в организацию уполномоченными работниками организации на основании документов его личного дела и иных сведений о нем.

8. Заполнение представления на ребенка осуществляется в электронном виде уполномоченными работниками, определенными приказом руководителя организации, с внесением обязанностей в должностные инструкции. Ежегодно представление на ребенка дополняется новыми сведениями (за 5 дней до дня рождения ребенка).

9. Представление на ребенка приобщается к личному делу в сброшюрованном виде на бумажном носителе.