8. Управление документами в системе электронного документооборота (СЭД-Регион)

8.1. Доступ к работе в СЭД-Регион должны иметь только зарегистрированные работники ТНО.

8.2. Включение документов в СЭД-Регион осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК, размещения документа в СЭД-Регион.

8.3. В РК СЭД-Регион вносятся следующие сведения о поступивших (входящих) документах:

- наименование отправителя (ЦА ФНС России, ТНО, органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, гражданина);

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- дата поступления документа;

- входящий регистрационный номер;

- способ доставки документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, срок исполнения документа, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа к документу;

- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования");

- сведения об электронной подписи;

- почтовый адрес и электронный адрес отправителя.

8.4. В РК СЭД-Регион вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

- наименование адресата (ЦА ФНС России, ТНО, органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, гражданина);

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- сведения о связанных документах;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- гриф ограничения доступа к документу;

- подразделение - ответственный исполнитель документа;

- сведения об электронной подписи;

- ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования");

- почтовый адрес и электронный адрес корреспондента;

- способ доставки документа адресату.

8.5. При включении в СЭД-Регион внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- наименование отдела, подготовившего документ;

- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- сведения о связанных документах;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- ссылки на файл документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования");

- наименование адресата(ов).

8.6. При включении в СЭД-Регион обращений граждан и организаций в РК вносятся следующие сведения о документе:

- фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

- наименование организации - адресата (проставляется признак "Обращение ЮЛ");

- дата обращения гражданина, организации;

- регистрационный номер обращения;

- дата поступления обращения гражданина, организации;

- входящий регистрационный номер;

- краткое содержание обращения гражданина, организации;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации);

- электронный адрес гражданина, организации;

- почтовый адрес гражданина, организации;

- способ доставки;

- вопрос по тематическому классификатору.