1. Оформление реквизитов обложки дела

1.1. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

1.2. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

1.3. На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование фондообразователя (наименование ТНО);

- наименование отдела фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);

- заголовок дела;

- дата дела (тома);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела и номер статьи по перечню;

- архивный шифр дела (для дел постоянного хранения).

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

1.3.1. Наименование ТНО указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации - источника комплектования (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, ТНО было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

1.3.2. Наименование структурного подразделения: записывается название отдела в соответствии с утвержденной структурой;

1.3.3. Делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел ТНО, если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указывается номер очередного тома;

1.3.4. Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел ТНО, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и другое;

1.3.5. Дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом работником кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

1.3.6. Количество листов в деле: количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе-заверителя дела, без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

1.3.7. Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Типовом или Ведомственном перечне документов (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные), федеральных законах, иных нормативно правовых актах.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

1.3.8. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в Архиве ТНО только после включения этих дел в описи дел ТНО, утвержденных (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела (до этого он проставляется карандашом).

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

1.4. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов Государственного архива и ТНО по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).