10.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения в Архиве ТНО

--------------------------------

<24> Документы и дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), хранящиеся в отделах ТНО, срок хранения которых истек, включаются в перечень документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, и передаются в Архив ТНО.

10.5.1. Ежегодно работниками Архива ТНО проводятся мероприятия по уничтожению:

- документов и дел с истекшими сроками хранения, руководствуясь Правилами 526, настоящей Типовой инструкцией, Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, руководствуясь Порядком 97.

10.5.2. Мероприятия по уничтожению предполагают последовательное проведение следующих этапов:

- этап 1: согласование описей дел постоянного хранения и по личному составу на заседании ЦЭК (ЭК) и их утверждение (согласование) с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) <25>;

--------------------------------

<25> Если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела отказывается от сотрудничества с ТНО (отсутствует договор о сотрудничестве), допускается утверждение описей дел ТНО постоянного хранения и по личному составу Руководителем после их согласования с ЦЭК (ЭК).

- этап 2: подготовка и согласование с отделами перечня документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению (приложение N 27), в отношении документов, срок хранения которых истек к 1 января текущего года;

- этап 3: подготовка, согласование на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждение Руководителем ТНО в текущем году акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 28), составленного на основании согласованных отделами перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению;

- этап 4: организация в текущем году мероприятий по физическому уничтожению документов.

10.5.3. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составляются работником Архива ТНО после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу Руководителем ТНО.

10.5.4. Дела включаются в перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, после истечения по состоянию на 1 января текущего года, установленного для них Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами срока хранения. Например, дела с 5-летним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2015 году, могут быть включены в перечень документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составленный не ранее 1 января 2021 года.

Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

10.5.5. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, направляются на согласование отделам ТНО по средствам СЭД-Регион.

10.5.6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составленный на основании согласованных отделами перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК).

10.5.7. Согласованный на заседании ЦЭК (ЭК) акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждается Руководителем ТНО и выделенные дела передаются на физическое уничтожение.

10.5.8. Уничтожение документов до утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, запрещается.

10.5.9. Способ уничтожения бумажных документов, не подлежащих хранению, выбирается при условии, что будет исключена возможность восстановления, ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполное их уничтожение.

Допускается уничтожение документов способом сжигания, химической обработки активными веществами, воздействующими на бумагу и превращающими ее в однородную массу, или измельчением на промышленном шредере.

При выборе вида уничтожения способом сжигания необходимо отследить, чтобы все папки с документами прогорали до основания.

При выборе вида уничтожения способом измельчения на промышленном шредере документы должны измельчаться на полосы шириной не более 12 мм, после чего смешиваться с другими сортами макулатуры.

Документы утилизируются в присутствии уполномоченных лиц или при условии проведения видеоконтроля и фотофиксации. Документы нельзя отправить на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

10.5.10. Оказание услуг по физическому уничтожению документов, не подлежащих хранению и не имеющих пометки "Для служебного пользования", проводится соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

10.5.11. После передачи документов на физическое уничтожение делается соответствующая запись в акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

10.5.12. По факту физического уничтожения документов составляется акт об уничтожении документов на бумажных носителях, не подлежащих хранению. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, содержащих конфиденциальную информацию, может оформляться отдельным актом.

10.5.13. После уничтожения дел в номенклатуре дел ТНО проставляется отметка ("Уничтожено. См. акт от... N...").