3.5.8. Особенности оформления протоколов заседаний (совещаний) и других мероприятий

3.5.8.1. В ТНО проводятся следующие виды заседаний (совещаний), оформляемые протоколом, под председательством:

- Руководителя: заседания коллегии, совещания, заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Руководителем;

- Заместителей Руководителя: заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Заместителем Руководителя; совещания.

3.5.8.2. Протокол коллегии или других заседаний (совещаний) составляется на основании записей, произведенных во время коллегии или заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.5.8.3. Сроки подготовки протоколов заседаний (совещаний):

- текст проекта протокола заседания коллегии должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания. Проект протокола согласовывается в электронном виде со всеми заинтересованными отделами в срок, не превышающий 10 календарных дней со дня заседания;

- подготовка и согласование в электронном виде проекта протокола заседания (совещания) осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня его проведения.

3.5.8.4. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) и других материалов (регламент, справки по обсуждаемым вопросам, списки лиц, участвующих в заседании), а также листы согласования к ним хранятся в Подразделении ДОУ.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.5.8.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом "О" ("Об"), печатается центровано, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

3.5.8.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.5.8.7. Ознакомление должностных лиц представительных и исполнительных органов государственной власти с материалами состоявшихся заседаний (совещаний), с принятыми решениями (включая протокольные), а также направление им экземпляров указанных документов осуществляется только с разрешения Руководителя.

3.5.8.8. Протоколы печатаются на бланке протокола (приложение N 7) или на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

- вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку (межзнаковый интервал 5 пт), полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

- вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже реквизита "вид заседания (совещания)"; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через один межстрочный интервал.

Примеры оформления протоколов (полного и краткого) приводятся в приложениях NN 9 - 10.

3.5.9. Допускается подготовку, оформление, согласование, утверждение и хранение приказов (в том числе по административно-хозяйственным вопросам), распоряжений, протоколов заседаний (совещаний), срок хранения которых не превышает 10 лет, осуществлять в электронной форме без документирования на бумажном носителе. Файл должен быть в формате PDF/A подписанный УКЭП.

Перечень приказов, распоряжений, протоколов заседаний (совещаний) создание которых осуществляется в виде электронных документов без документирования на бумажном носителе, а также порядок их подготовки, создания, согласования, утверждения и хранения устанавливается индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.