6.3.1. Определение и указание вида (разновидности) документа в заголовке

Вид (разновидность) документа в заголовке указывается в соответствии с собственным названием документа (при наличии). Также необходимо сохранять (не осовременивать) орфографию написания вида документа: "репорт", "доношение", "челобитье" и т.п.

Если в самом документе отсутствует или приводится неточное указание на его вид (разновидность), он определяется публикатором.

При этом учитываются:

- структура и форма (формуляр) документа;

- устойчивые выражения ("формулы"), использованные в тексте, характерные для того или иного вида документа (например, "Докладываю", "Сообщаю", "Уведомляю" и т.д.);

- содержание документа.

Следует учитывать особенности, характерные для определения и указания вида (разновидности) документов различных исторических периодов.

В документах XI - XVII вв., если наименование вида документа, установленное публикатором, не совпадает с самоназванием документа, указанным в его тексте, в том числе в форме устойчивых формулировок, оборотов, обращений, последнее также приводится в заголовке - в кавычках и круглых скобках.

Например:

Зарядная запись ("розъезжая"), купчая продажная ("купчая").

При определении видов документов XVI - XVII вв. следует учитывать характер употребления титула царя.

Например, титул царя сокращенный характерен для черновых документов (отписок, челобитных, памятей).

Для документов XVIII в. характерен переход к регламентируемой системе делопроизводства, что привело к появлению новых видов документов <91>, вариативности употребления наименований видов документов.

--------------------------------

<91> При этом указание на вид могло отсутствовать в самом документе.

Например, вместо таких видов документов, как "челобитная", "челобитье", содержащих в себе какую-либо частную просьбу, стали употреблять "прошение", для документов служебных - "доношение". Для указания вида (разновидности) документов широко использовались иностранные слова: артикул, табель, регламент, экзекуция, промемория.

Для исполнительного делопроизводства XIX - начала XX вв. характерно использование документов без указания его вида (разновидности). В этом случае разновидность документа определяется с учетом служебного положения, соподчиненности корреспондентов. Для указания переписки между равными инстанциями рекомендуется использовать термин "отношение":

Например:

Отношение Министерства народного просвещения в Министерство финансов.

Отношение министра путей сообщения министру финансов.

Отношение управляющего Владивостокской таможней А.В. Волынцевича-Сидоровича канцелярии Приамурского генерал-губернатора.

Для документов советского и современного периодов, а в некоторых случаях и XIX - начала XX вв. (например, для военного делопроизводства) характерно использование писем как официальных документов. Указание "письмо" как вид документа включается в его заголовок.

Например:

Письмо ЦИК Коммунистической рабочей партии Польши (КРПП) в ЦК РКП(б) о необходимости определения границы с Польшей.

Письмо Ю.А. Гагарина в Окружную избирательную комиссию (округ N 27) по выборам в Совет Национальностей СССР от РСФСР с благодарностью за выдвижение кандидатом в депутаты Совета Национальностей.

Письмо директора научно-производственного объединения "Комета" в Министерство общего машиностроения СССР с предложениями о переходе объединения на полный хозяйственный расчет.

Не допускается произвольное указание письма в качестве вида документа в случаях, когда четко определяется его вид (разновидность), например: циркуляр, поручение, обращение, объяснительная записка, указание и т.п.

"Предложения" могут представлять как отдельный вид документа, так и включаться в состав письма или служебной записки.

В период "военного коммунизма" "приказ" как вид внутреннего распорядительного документа из военного ведомства распространяется на гражданские ведомства и организации.

В период Первой мировой войны и в первые годы советской власти аналогичные по содержанию и назначению документы могли называться по-разному: приказ - постановление, отчет - доклад - очерк, донесение - сообщение, сводка - обзор и т.п. При составлении заголовков рекомендуется использовать наименование вида (разновидности) документа, в наибольшей степени отражающее его содержание. Самоназвание документа может указываться в текстуальных примечаниях.

С 70-х годов XX века разработка документов, регламентирующих порядок ведения делопроизводства (государственные стандарты, методические и нормативные документы Главного архивного управления СССР <92>), привела к большей упорядоченности в использовании наименований видов и разновидностей документов. Эти наименования указываются в заголовках публикуемых документов.

--------------------------------

<92> См. Приложение 1(2). Список рекомендуемых источников и литературы к разделу 6 Методических рекомендаций.

Вместо вида документа в заголовке может быть указан способ создания и передачи документа (например, телеграмма, телефонограмма, телетайпограмма), если вид документа не определяется по его форме, содержанию.

При публикации листовок в заголовке указывается не "листовка", а разновидность документа: приказ, воззвание, обращение, памфлет, ультиматум и т.п., за исключением случаев, когда "листовка" является самоназванием документа.

При публикации материалов периодической печати вид документа указывается в соответствии с классификацией жанров СМИ (например, обозрение, хроника, репортаж, интервью, фельетон и др.).

При публикации творческих документов указывается авторское определение разновидности документа.

При публикации иноязычных документов указание разновидности документа дается в соответствии с делопроизводственной терминологией, принятой в стране, где составлен документ.

Для определения вида (разновидности) документа рекомендуется использовать законодательные акты и нормативные документы соответствующего периода, устанавливающие названия видов документов (например, Генеральный регламент 1720 г., Общее учреждение министерств 1811 г., классификаторы документов советского и современного периодов и др.), в том числе конкретного ведомства, органа власти, организации, а также словари и другие справочные издания <93>.

--------------------------------

<93> См. Приложение 1(2). Список рекомендуемых источников и литературы к разделу 6 Методических рекомендаций.