6.1. Элементы заголовка. Общие требования к составлению заголовка документа

Элементами заголовка документа в наиболее полном виде являются:

- вид (разновидность) документа;

- автор документа;

- адресат;

- содержание документа;

- дата документа;

- место составления документа (при необходимости);

- делопроизводственный номер документа (при необходимости; если он указан в документе).

Состав элементов заголовка может быть различным в зависимости от вида (разновидности) документа.

Отсутствующие в документе реквизиты (дата, автор, адресат и др.), необходимые для составления заголовка, устанавливаются путем изучения содержания документа, связанных с ним документов (другие экземпляры документа, ответные письма и т.п.) и привлечения других дополнительных источников (например, справочников).

Так, в качестве вспомогательного средства при составлении заголовков документов XVIII - начала XXI вв. рекомендуется использовать внутренние реестры и описи документов, при их наличии. Данные документы помогают в атрибуции и формулировке содержания документа.

Установленные составителем элементы заголовка могут приводиться в квадратных скобках. Обоснование установленного составителем элемента заголовка (автора, даты, места документа) приводится:

- в текстуальных примечаниях в случае формального установления элемента (например, по ответному письму);

- в предисловии к публикации в случае проведения специальной сложной работы по атрибуции документа или комплекса документов.

Заголовок документа, помещенного в приложении к основному документу, составляется в соответствии с общими требованиями. При одновременной публикации документа и приложения к нему перед заголовком приложенного документа указывается "Приложение".

В рамках одной публикации следует применять единый подход к составлению и оформлению заголовков.