Письмо ФНС России от 09.12.2022 N ЗГ-3-26/13861 "О применении электронных документов по утвержденным форматам ФНС"

Управление электронного документооборота ФНС России, рассмотрев обращение по вопросу применения электронных документов по утвержденным форматам ФНС России, сообщает следующее.

Перечень форматов, утвержденных ФНС России и размещенных на сайте, являются рекомендованными, при этом, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур, если иное не предусмотрено настоящей статьей, в соответствии с установленными форматами и порядком.

Пунктом 1.1 статьи 169 НК РФ указано, что при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры, в том числе корректировочные счета-фактуры, выставляются в электронной форме.

Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. Исходя из Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.

Подпунктом 5.9.51 пункта 5 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506, предусмотрено право ФНС России устанавливать (утверждать) форматы истребуемых у налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов документов, представляемых в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС), если полномочия по утверждению форм и (или) форматов указанных документов не возложены НК РФ на иные федеральные органы исполнительной власти.

При этом налоговое законодательство не содержит норм, определяющих обязанностей применения налогоплательщиками исключительно форматов первичных учетных документов, которые установлены приказами ФНС России.

В соответствии с положениями пункта 2 статьи 93 НК РФ, в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по ТКС в неизменном виде.

Если документ в электронной форме составлен не по установленным ФНС России форматам, в случае их истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 11.12.2017 N ЕД-4-15/25048). Также копии могут быть представлены в ФНС России в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.

Формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, утвержден Приказом ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@ (далее - Приказ N ММВ-7-6/16@). Данный формат документа обеспечивает направление налогоплательщиком в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов (расширение файла скан-образов документов может быть: tif; jpg; pdf; png.) в ответ на требование налогового органа о представлении документов (информации).

В настоящее время в целях приведения Приказа N ММВ-7-6/16@ в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации по налогам и сборам в части расширения электронного документооборота и обеспечения возможности представления налогоплательщиками в налоговые органы электронных документов, созданных в формате PDF, в том числе по стандарту PDF/A-3, ФНС России разработан проект приказа о внесении изменений в Приказ N ММВ-7-6/16@. Настоящим проектом нормативного правового акта ФНС России предусматривается установить соответствующие форматы электронных документов, которые могут быть переданы в рамках Приказа N ММВ-7-6/16@. До вступления в силу указанного приказа документы могут быть представлены в налоговый орган в соответствии с вышеуказанными требованиями налогового законодательства Российской Федерации.

Настоящее письмо не является нормативным правовым актом, не влечет изменений правового регулирования налоговых отношений, не содержит норм, влекущих юридические последствия для неопределенного круга лиц, носит информационный характер и не препятствует налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от положений настоящего письма.

Начальник Управления

электронного документооборота ФНС

Ф.В.НОВИКОВ