6.10. Учет и анализ объемов документооборота

6.10.1. Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях совершенствования организации работы с документами, принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины.

6.10.2. Учет общего количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени (год, квартал, месяц) (объема документооборота), может проводиться по регистрационным формам по месту регистрации документов как по отдельным структурным подразделениям, так и по Росимуществу в целом, а также по группам документов, в том числе подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

6.10.3. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится Службой делопроизводства по данным АС ДОУ, иных регистрационно-учетных форм.

6.10.4. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

6.10.5. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются Службой делопроизводства и представляются руководителю Росимущества или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).