2.2. Формирование описей

Описи передаваемых дел формируются в том числе в электронном виде с подписанием их усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного лица территориального органа Росреестра (в дополнение к бумажным описям и актам).

Материалы ГФДЗ формируются в пакеты объемом не более 100 единиц хранения. Опись составляется на отдельный пакет материалов ГФДЗ в двух экземплярах и должна содержать:

опись N - указывается порядковый номер описи;

для документов с грифом - указывается гриф доступа/пометка (ДСП, секретно, совершенно секретно). Для документов без указанного грифа/пометки - указывается открытого доступа;

название раздела - с учетом формирования пакетов материалов ГФДЗ указанный раздел не заполняется;

управление или подразделение - указывается территориальный орган Росреестра (далее - ТО);

в графе 1 - указывается номер документа ГФДЗ по порядку;

в графе 2 - указывается инвентарный номер документа;

в графе 3 - указывается полное наименование документа;

в графе 4 - указывается год создания документа (утверждения);

в графе 5 рекомендуется указывать место хранения документов (адрес помещения/номер секции/стеллажа/полки/места на полке); информацию о нахождении дел в помещениях (местах хранения), подвергшихся негативному внешнему воздействию (например, подтопление помещения), для проведения первоочередной проверки состояния материалов и минимизации последствий утраты или ухудшения состояния документов;

в конце описи указывается (цифрами и прописью) количество документов, включенных в опись.

При этом необходимость указания количества листов в деле, а также пересчета их полистно при передаче остается на усмотрение сторон приема-передачи.

В случае выявления архивных документов с повреждениями бумажных носителей и/или текста необходима фиксация характера таких повреждений в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Этапность передачи архивных документов должна быть определена территориальными органами Росреестра и филиалами ФКП самостоятельно, исходя из особенностей соответствующего региона и того, что хранение документов будет осуществляться ППК "Роскадастр" с 01.01.2023.