II. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

2.2. Перечень содержит 17 разделов.

Раздел 1 "Организация системы управления" включает документы, отражающие организацию системы управления, контроля, правового и документационного обеспечения деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 2 "Планирование деятельности" содержит документы, раскрывающие вопросы перспективного и текущего планирования деятельности, осуществления закупок для государственных нужд центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 3 "Финансирование" включает документы по финансированию деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 4 "Учет и отчетность" включает документы по бухгалтерскому и статистическому учету, налогообложению, учету имущества и отчетности деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 5 "Международное сотрудничество" включает документы о сотрудничестве с международными организациями и органами государственной власти, иными государственными органами иностранных государств.

Раздел 6 "Информационная деятельность" включает документы, отражающие информационную деятельность центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 7 "Трудовые отношения" содержит документы по вопросам организации труда и служебной деятельности, оплаты и охраны труда.

Раздел 8 "Кадровое обеспечение" содержит документы, касающиеся вопросов кадрового обеспечения, противодействия коррупции, аттестации, повышения квалификации, а также награждения сотрудников центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 9 "Информатизация деятельности" включает документы, касающиеся информатизации деятельности и защиты информации центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 10 "Контрольная (надзорная) деятельность" содержит документы, раскрывающие вопросы контрольно-надзорной деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 11 "Лицензионная деятельность" включает документы по вопросам лицензионной деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 12 "Ведение специального учета организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих операции с драгоценными металлами и драгоценными камнями" включает документы по вопросам ведения специального учета организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих операции с драгоценными металлами и драгоценными камнями, в центральном аппарате Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органах.

Раздел 13 "Опробование, клеймение, анализ, регистрация именников, экспертиза" включает документы, раскрывающие вопросы опробования, клеймения, анализа, регистрации именников, экспертизы ювелирных изделий и других изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Раздел 14 "Материально-техническое обеспечение деятельности" содержит документы, раскрывающие вопросы материально-технического обеспечения деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 15 "Административно-хозяйственное обеспечение" деятельности включает документы по вопросам административно-хозяйственного обеспечения деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

Раздел 16 "Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона, мобилизационная подготовка и защита от чрезвычайных ситуаций" включает документы, раскрывающие вопросы по обеспечению режима безопасности, гражданской обороны, мобилизационной подготовки и защиты от чрезвычайных ситуаций.

Раздел 17 "Социально-бытовые вопросы" содержит документы, отражающие социальное страхование, жилищное, медицинское и пенсионное обеспечение в центральном аппарате Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

2.3. Перечень имеет 5 граф:

в графе 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация;

в графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности;

в графах 3 и 4 указаны сроки хранения документов, применяемые в центральном аппарате Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органах.

Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне, дифференцированы по двум звеньям (графы 3 и 4):

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Федеральной пробирной палаты;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов в территориальных органах Федеральной пробирной палаты;

в графе 5 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов, указываются признаки выделения определенных разновидностей документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графах 3 и 4. Так, например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии)" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "После истечения срока действия договора", "После замены новыми" указывают, что истечение срока, определенного в графах 3 и 4 исчисляется именно с этого момента.

Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций. Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов, ведущихся в электронном виде, соответствует сроку хранения их аналога на бумажном носителе и исчисляется с момента завершения ведения электронного документа.

Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения, установленных статьей 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются для использования в работе, и означает, что такие документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут иметь научно-историческое значение и могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

2.4. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе.

2.5. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения допускается в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями деятельности центрального аппарата Федеральной пробирной палаты и ее территориальных органов.

2.6. Сроки хранения новых категорий документов, образовавшихся в деятельности Федеральной пробирной палаты, ее территориальных органов в результате возникновения новых функций и видов деятельности после издания Перечня, вводятся в Перечень в виде дополнений и изменений только по решению ЦЭПК при Росархиве.

2.8. Для удобства пользования Перечень снабжен указателем, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера соответствующих статей.