Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных

Графа 1 "Количество описей (книг учета и описания) (Всего)"

Во всех строках показывается количество описей (книг учета и описания), имеющих самостоятельные номера по листам фондов и листам учета; количество томов описей (книг учета и описания) не учитывается.

При заполнении строки 307 необходимо иметь в виду следующее: если один и тот же массив фотодокументов учтен и в описях, составленных каждым фондообразователем по видам, размерам, цветности фотодокументов (на основании которых проводился их прием), и в книгах учета и описания, то указывается количество книг учета и описания. Описи учитываются только в случаях, если присвоенные по ним учетные номера фотодокументов являются их архивными шифрами.

При необходимости пояснения о принятом в архиве порядке учета фотодокументов и его отражении в паспорте включаются в объяснительную записку.

Графа 2 "Количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте"

В строках 301 - 305, 311 показывается количество описей, имеющихся не менее чем в 3-х экземплярах.

В строках 306 - 310 показывается количество описей (книг учета и описания), имеющихся не менее чем в 2-х экземплярах.

Если опись состоит из нескольких томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.

Графа 3 "Количество закаталогизированных фондов"

Во всех строках учитывается количество фондов, прошедших тематическую разработку.

Примечание. Фонд считается прошедшим тематическую разработку, если закаталогизирован полностью или частично, каталожные карточки содержат информацию о документах фонда на разных уровнях обобщения - от части документа до отсылки к целому фонду. Уровень тематической разработки определяется составом и содержанием документов фонда и потребностями в их использовании и фиксируется в картотеке учета состава и состояния НСА архива.

Графа 4 "Количество закаталогизированных единиц хранения / единиц учета"

Указывается количество единиц хранения / единиц учета, прошедших тематическую разработку (по аналогии с учетом количества фондов, прошедших тематическую разработку).

Количество тематически разработанных аудиовизуальных и машиночитаемых документов (строки 306, 308 - 310, 312 / знаменатель) учитывается только в единицах учета.

Графы 5, 6 "Количество составленных карточек. Всего, из них включенных в каталоги"

Учитывается количество карточек, подлежащих включению в систему каталогов архива.

Графа 7 "Создано БД о составе и содержании документов"

БД одного наименования учитывается только один раз.

БД по учету фондов, по ведению списков организаций - источников комплектования архива в графе 7 не учитываются. Сведения о них даются в объяснительной записке к паспорту.

БД по документам нескольких видов показывается в строке, соответствующей преобладающему в ней объему информации о документах определенного вида.

Графа 8 "Информационный объем баз данных"

Учитывается информационный объем БД, показанных в графе 7.