IX. Представление отчетов, содержащих сведения об объеме документов и архивных хранилищах, в которых осуществляется хранение документов ТНО

9.1. Отчеты, содержащие сведения об объеме документов и архивных хранилищах, в которых осуществляется хранение документов ТНО (далее - Отчет) (приложение N 20 к Порядку), формируются НО и Филиалами Учреждения нарастающим итогом с начала года по состоянию на 1 июля (за первое полугодие текущего года) и на 1 января (годовой за предыдущий год).

Формирование Отчетов позволяет получить единый перечень помещений, в которых осуществляется хранение документов в территориальных органах ФНС России и Филиалах Учреждения, с отражением характеристик помещений (в том числе техническое состояние, общий объем, свободный объем, объем документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

9.2. Отчеты считаются представленными в ФНС России после их утверждения в ПП Архивное хранение АИС "Налог-3", при этом:

9.2.1. Формирование и утверждение отчетов по НО осуществляется в срок не позднее 15 июля (за первое полугодие текущего года) и 15 января следующего года (годовой за предыдущий год);

9.2.2. Автоматическое формирование отчетов по Филиалу Учреждения производится в ПК МВиП, утверждение отчетов в ПП Архивное хранение АИС "Налог-3" осуществляется в срок не позднее 15 июля (за первое полугодие текущего года) и 15 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.2.3. Формирование и утверждение сводных отчетов по УФНС осуществляется в срок не позднее 20 июля (за первое полугодие текущего года) и 20 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.2.3. Формирование сводных отчетов по регионам/ФО/РФ осуществляется налоговым автоматом АИС "Налог-3" в срок не позднее 25 июля (за первое полугодие текущего года) и 25 января следующего года (годовой за предыдущий год).

9.3. При формировании отчетов участниками взаимодействия в ПП Архивное хранение АИС "Налог-3" выполняются следующие действия:

9.3.1. НО:

- вносят или корректируют данные помещений, в которых осуществляется хранение документов (приложение N 21 к Порядку);

- вносят сведения по каждому помещению вручную о количестве и категории дел (в листах), находящихся на хранении в архивных помещениях и выделенных к уничтожению в отчетном периоде, а также количество документов, подлежащих к уничтожению в текущем году и планируемый прирост документов в текущем году;

- указывают наличие возможности передачи документов в архивные учреждения субъектов Российской Федерации от НО в области архивного дела и количество документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче (приложение N 22 к Порядку);

- после ввода данных по всем архивным помещениям осуществляют контроль корректности заполнения информации, расчета итоговых показателей и утверждают Отчет у руководителя НО.

9.3.2. Сводный отчет, включающий утвержденный отчет УФНС и утвержденные отчеты ИФНС, формируется налоговым автоматом. УФНС утверждает сводный отчет у руководителя УФНС.

9.3.3. Филиалы Учреждения:

- осуществляют контроль приема сформированного в режиме налогового автомата и выгруженного из ПК МВиП отчета;

- после приема данных по всем архивным помещениям осуществляют контроль корректности заполнения информации, расчета итоговых показателей;

- утверждают отчет по помещениям, осуществляющим хранение документов, при корректно рассчитанных показателях.

9.4. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалами Учреждения, осуществляет Учреждение. Координация и контроль работ, проводимых в ЦА, УФНС, МИ ФНС России по КН и МРИ ФНС России по КН, осуществляется самостоятельно.

9.5. В случае обнаружения ошибочных сведений в отчете Участника взаимодействия после формирования сводного отчета (исполнения пункта 9.2.3 Порядка), необходимо известить об этом Административно-контрольное управление. Для этого следует направить в адрес Административно-контрольного управления письмо с указанием на ошибочные сведения и сообщить в приложении к нему актуальные данные.