Приложение N 22

к Инструкции по делопроизводству

в Министерстве науки и высшего

образования Российской Федерации,

утвержденной приказом

Министерства науки и высшего

образования Российской Федерации

от "__" __________ 2021 г. N ____

ПРАВИЛА

ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, УЧЕТА ДЕЛ

И ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ХРАНЕНИЯ

1. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

по объему дела постоянного и свыше 10 лет срока хранения не должны превышать 250 листов при толщине не более 4 см (для дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий.

3. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по хронологии и порядку номеров протоколов.

Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные внутриведомственными актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством документы в электронном виде формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Минобрнауки России, отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.

4. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела, образец которой приводится в приложении N 28 к настоящей Инструкции.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5. Документы, связанные с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов хранятся в Правовом департаменте до истечения сроков их хранения или до передачи в архив Минобрнауки России.

Документы дела подшиваются в отдельную папку-скоросшиватель в хронологическом порядке, в порядке поступления в Минобрнауки России, либо исходящей документации. На обложку папки наклеивается типовая форма титульного листа отдела, которая заполняется исполнителем.

Типовая форма титульного листа отдела содержит:

наименование суда, в котором рассматривается дело;

номер дела в суде;

реестровый номер дела внутреннего учета отдела;

информацию о лицах, участвующих в деле;

предмет спора;

даты и время судебных заседаний;

результаты рассмотрения дела различными инстанциями;

дату сдачи дела в архив.

Корешок папки дела должен содержать информацию о реестровом номере, суде, рассматривающем дело, и номер дела в суде.

Дела при хранении группируются по видам судопроизводства.

6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять.

7. С момента заведения и до передачи в архив Минобрнауки России дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Минобрнауки России.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

8. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в структурных подразделениях Минобрнауки России возлагается на руководителей структурных подразделений и государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

9. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела на бумажном носителе размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

10. Дела документального фонда Минобрнауки России, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.

В целях установления фактического наличия документов и дел государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, Департаментом государственной службы и административной деятельности проводятся проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел: перед передачей документов в архив Минобрнауки России, при перемещении дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Минобрнауки России или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются Министру или заместителю Министра, курирующему проверяемое структурное подразделение.

11. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их поиску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Департамент государственной службы и административной деятельности.

12. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом директором Департамента государственной службы и административной деятельности (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства и архива) и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Департаменте государственной службы и административной деятельности и структурном подразделении Минобрнауки России; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Минобрнауки России при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

13. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трех лет после окончания делопроизводством, а затем передаются в архив Минобрнауки России.

14. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование структурного подразделения (отдела), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование государственным служащим Минобрнауки России на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Если отдельные документы, включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра, заместителя Министра, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

15. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Минобрнауки России производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения Министра или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Минобрнауки России и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. Подлинник документа, изъятый из дела (дело), после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.