XI. Формирование и оформление номенклатурных дел, их текущее хранение

11.1. Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется структурными подразделениями Службы.

11.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

11.3. Работники, ответственные за формирование дел, руководствуются следующими правилами:

11.3.1. В номенклатурные дела, за исключением переходящих дел, помещаются только исполненные документы одного календарного года.

11.3.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.

11.3.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

11.3.5. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

11.3.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

11.3.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

11.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

11.3.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

11.3.10. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.4. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет УДП (подразделение документационного обеспечения).

11.5. Номенклатурные дела Службы оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.

11.6. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

11.7. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Службы и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

11.8. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его исполнитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

11.9. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

11.10. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.12. Дела со дня их заведения до передачи в архив Службы или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

11.13. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

11.14. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

11.15. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

11.16. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

11.17. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

11.18. Дела документального фонда федерального органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

11.19. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

11.20. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

11.21. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

11.22. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам приема-передачи.

11.23. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

11.24. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11.25. Особенности формирования, оформления и оперативного хранения специальных номенклатурных дел:

11.25.1. Документы, поступающие в Службу и образующиеся в результате ее деятельности по принудительному исполнению судебных актов, актов других органов и должностных лиц, указанных в части 1 статьи 1 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (исполнительные документы и сопроводительные письма к ним, заявления, постановления должностных лиц Службы, запросы и ответы на них, переписка со сторонами исполнительного производства и органами (должностными лицами органов) государственной и муниципальной власти по вопросам конкретного исполнительного производства и другие), формируются в номенклатурные дела, которые оформляются и хранятся в подразделениях Службы с применением отдельных требований, предусмотренных для дел с документами постоянного срока хранения (далее - специальные номенклатурные дела).

Специальные номенклатурные дела включаются в номенклатуру дел подразделения Службы для группировки документов по следующим темам:

исполнительное производство;

сводное исполнительное производство;

разыскное дело;

дело по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка;

дело по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения;

дело по жалобе, поступившей в порядке подчиненности;

дело об административном правонарушении;

дело по предварительной проверке сообщения о преступлении.

Дела по указанным темам оформляются, формируются и хранятся в подразделениях Службы с соблюдением отдельных требований, предусмотренных для дел с документами постоянного срока хранения.

11.25.2. Специальное номенклатурное дело в подразделении Службы заводится на основании одного из документов (далее - основной документ), поступивших в подразделение (созданных в подразделении):

исполнительного документа (заводится исполнительное производство);

постановления судебного пристава-исполнителя об объединении в сводное исполнительное производство (заводится сводное исполнительное производство);

постановления судебного пристава-исполнителя о розыске (заводится разыскное дело);

судебного акта по гражданскому делу о розыске гражданина-ответчика и (или) ребенка (заводится дело по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка);

постановления судебного пристава-исполнителя о поручении совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения (заводится дело по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения);

жалобы, поступившей в порядке подчиненности (заводится дело по рассмотрению жалобы, поступившей в порядке подчиненности);

протокола об административном правонарушении (заводится дело об административном правонарушении);

сообщения о преступлении (заводится дело по предварительной проверке сообщения о преступлении).

По каждому из указанных документов заводится и ведется обособленный том номенклатурного дела по соответствующей теме, в который помещаются все документы, образующиеся в процессе рассмотрения основного документа (его обработки, производства по нему).

11.25.3. Том специального номенклатурного дела имеет учетный номер, являющийся регистрационным номером соответствующего основного документа (в случае сводного исполнительного производства - номер исполнительного документа, на основании которого возбуждено исполнительное производство, входящее в сводное производство, имеющий наиболее раннюю дату регистрации), дополненный через дефис буквенными литерами.

Для исполнительного производства добавляется литеры "ИП", для сводного исполнительного производства по должнику - "СД", для сводного исполнительного производства о солидарном взыскании с нескольких должников в пользу одного взыскателя - "СВ", для розыскного дела - "РД", для дела по розыску гражданина - ответчика и (или) ребенка - "РГ", для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения - "ПР", для дела по рассмотрению жалобы, поступившей в порядке подчиненности, - "АЖ", для дела об административном правонарушении - "АП".

Регистрационный номер тому специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении присваивается в соответствии с правилами ведения Книги учета сообщений о преступлениях.

Первоначальное оформление обложки и его внутренней описи осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения после регистрации основного документа в порядке, предусмотренном в разделе XII Инструкции (для тома специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении - должностным лицом подразделения, уполномоченным осуществлять функции дознания).

11.25.4. Особенности оформления книг учета

11.25.4.1. Книги учета при их заведении делопроизводителем подразделения прошиваются, нити прошивки скрепляются наклейкой с оттиском печати "Для документов". Листы в книгах делопроизводителем нумеруются.

Начальником (лицом, его замещающим) структурного подразделения (подразделения аппарата управления) территориального органа, структурного подразделения центрального аппарата Службы на последнем прошитом листе книги делается заверительная надпись с указанием количества листов в книге, должности и даты, которая заверяется его личной подписью с расшифровкой и печатью подразделения.

11.25.4.2. Все записи в книгах учета ведутся разборчиво, без сокращений, подчисток и записей карандашом.

При необходимости исключения неправильной записи она зачеркивается, рядом ставится подпись с расшифровкой фамилии и инициалов лица, исключившего неправильную запись, а также указываются дата, основание исправления и порядковый номер правильной записи.

Правильная запись помещается после всех записей с указанием номера страницы и порядкового номера исключенной записи.

11.25.4.3. При ведении книг регистрации и учета в электронном виде в подсистемах АИС ФССП России делопроизводителем их содержание ежедневно распечатывается. После процедуры верификации делопроизводитель расписывается на каждом листе распечатки и помещает их в соответствующее номенклатурное дело. На последней странице распечатки делопроизводителем указываются первый и последний регистрационные номера основных документов (учетных записей), количество записей, дата, запись заверяется его личной подписью с расшифровкой.

Ведение номенклатурных дел книг учета еженедельно проверяется начальником структурного подразделения, о чем им после последней учетной записи последней распечатки вносится отметка о результатах проверки: "Правильность и достоверность учета проверена..." с указанием даты проверки, проверяемого периода, должности, инициалов и фамилии, личной подписи проверяющего. Тома указанных дел после завершения оформляются в порядке, предусмотренном в пп. 11.25.4.1 Инструкции.

В базу данных подсистемы АИС ФССП России по завершении исполнения основного документа (завершении дела) заносится информация в графы, не заполненные при учете этого документа в книге учета.

Книга учета с полностью заполненными графами может повторно выводиться на бумажный носитель в конце года и формироваться в соответствующее номенклатурное дело подразделения Службы.

Учетная информация книги учета в составе базы данных подсистемы АИС ФССП России и программные средства, обеспечивающие извлечение этой информации из базы данных, в течение срока, установленного номенклатурой дел подразделения Службы, сохраняются на съемном носителе информации, после чего включаются в акт и уничтожаются в установленном порядке.

Ведение книги учета сводных исполнительных производств в подсистемах АИС ФССП России допускается без распечатывания ее на бумажный носитель.

11.25.4.4. Особенности оформления и ведения Книги учета арестованного имущества

1) Книга учета арестованного имущества прошивается, нити прошивки скрепляются наклейкой с оттиском печати подразделения судебных приставов "Для документов", на последнем прошитом листе Книги учета арестованного имущества главным судебным приставом субъекта (главным судебным приставом субъектов) Российской Федерации (начальником Управления по исполнению особо важных исполнительных производств Федеральной службы судебных приставов) делается заверительная надпись с указанием количества листов в книге, должности и даты, которая заверяется его личной подписью с расшифровкой и гербовой печатью территориального органа Службы. Листы в Книге учета арестованного имущества нумеруются.

2) Допускается ведение учета арестованного имущества в электронном виде в форме электронной Книги учета арестованного имущества, формируемой в подсистеме АИС ФССП России.

Электронная Книга учета арестованного имущества ежемесячно выводится на бумажный носитель информации, заверяется подписью старшего судебного пристава и формируется в дело учета арестованного имущества. Ведение и оформление дела учета арестованного имущества, а также контроль за его ведением осуществляется в порядке, аналогичном предусмотренному в Инструкции для Книги учета арестованного имущества, ведущейся на бумаге.

11.25.5. В случаях необходимости изъятия оригинала основного документа из тома специального дела (например, возврат взыскателю исполнительного документа) в том помещается его копия.

11.25.6. Возвращение завершенных томов специальных дел в производство производится на основании вновь поступивших документов (входящих повторных обращений, жалоб, постановлений судебного пристава-исполнителя, иных должностных лиц Службы об отмене, судебных актов по результатам обжалования постановлений и др.).

При этом за томом специального дела не сохраняется ранее присвоенный номер, ему присваивается очередной номер в порядке, определенном в пункте 11.25.3 Инструкции.

11.25.7. Регистрация дела под новым номером осуществляется делопроизводителем, изымающим дело их архива.

11.25.8. При ознакомлении с томом специального дела лиц, имеющих право на ознакомление с ним в соответствии с законодательством Российской Федерации, исполнителем, осуществляющим производство по делу, на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.

11.26. Особенности организации работы по оформлению завершенных в делопроизводстве специальных номенклатурных дел, книг учета и их оперативному хранению:

11.26.1. В целях обеспечения сохранности документов специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, создания условий для быстрого их поиска в структурном подразделении (аппарате управления) территориального органа Службы (в Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств), в котором осуществлялось производство и учет по данным делам (далее - подразделение), организуется централизованное оперативное хранение указанных документов в отдельном помещении, удовлетворяющем требованиям, предъявляемым к хранилищам документов.

По истечении первого года оперативного хранения документов, указанных в первом абзаце данного пункта Инструкции, допускается организация их централизованного хранения в архиве аппарата управления территориального органа Службы (межрайонном хранилище при одном из подразделений судебных приставов).

В случае отсутствия в подразделении судебных приставов возможности выделения служебного помещения для централизованного оперативного хранения специальных номенклатурных дел, книг учета руководитель территориального органа Службы принимает меры по организации хранения указанных документов в запирающихся шкафах, размещенных в служебных кабинетах и коридорах, исключающих несанкционированный доступ к документам.

Оперативное хранение обычных номенклатурных дел осуществляется в рабочих кабинетах государственных гражданских служащих (работников), которым поручено ведение этих дел.

11.26.2. Обязанности по оформлению специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, и организации их оперативного хранения закрепляются в должностных регламентах работников Службы.

11.26.3. Оформление специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, осуществляется с соблюдением общих требований по оформлению номенклатурных дел, установленных Основными правилами работы ведомственных архивов.

В специальное номенклатурное дело группируются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

В том специального номенклатурного дела документы помещаются в хронологическом порядке (по датам поступления (отправки, создания), при этом документ-ответ помещается за документом-запросом). Пересистематизация документов в томах специальных номенклатурных дел при сдаче на централизованное архивное хранения не производится.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов группируются в отдельный том (часть тома), о чем в документе делается отметка.

Если объем тома специального дела превышает 250 листов, то он делится на части объемом до 250 листов без деления на части отдельных документов.

11.26.4. После завершения в делопроизводстве тома специального дела исполнитель подготавливает документы данного тома к передаче на централизованное оперативное хранение делопроизводителю:

подшивает или иным способом скрепляет документы тома, образовавшиеся или поступившие в ходе его производства. В случае исполнительного производства такими документами являются: заявление взыскателя о возбуждении исполнительного производства или сопроводительное письмо к исполнительному документу, исполнительный документ (в предусмотренных нормативными правовыми актами случаях его копия), постановление судебного пристава-исполнителя о возбуждении (об отказе в возбуждении, об окончании и иные) исполнительного производства, обращения сторон исполнительного производства и другие. В том специального дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, в обязательном порядке помещаются копии документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству в полном объеме: копии платежных поручений, квитанций, расписок и т.п. Запросы, направленные в интересах осуществления исполнительного производства в регистрирующие органы, кредитные и иные организации в форме электронного документа, а также ответы на них, поступившие в форме электронного документа, на бумагу не переносятся. Во внутренней описи соответствующего специального дела они отмечаются примечанием "электронный документ";

нумерует листы документов, подшитых в том специального дела;

проверяет том специального дела на соответствие внутренней описи, оформляет итоговую запись к ней;

вносит необходимые уточнения в реквизиты обложки тома специального дела (указывает результат исполнения с указанием основания завершения производства с обязательной ссылкой на статью соответствующего нормативно-правового акта, крайние даты дела, количество листов документов в нем);

представляет том специального номенклатурного дела начальнику подразделения (его заместителю, который в соответствии с распределением обязанностей курирует исполнительное производство) для проверки.

11.26.4.1. Подшивка документов тома специального номенклатурного дела:

1) в зависимости от объема тома дела, завершенного в делопроизводстве, документы, включенные в его состав, скрепляются степлером либо прошиваются на три прокола в верхней трети левого поля листов с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, а также, при необходимости, их ксерокопирования.

Сложенный лист (формата A2, A3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата A4. Лист формата A5 также выравнивается по верхним краям листов дела формата A4.

При подготовке к прошивке или скреплению документов тома дела металлические скрепления (скобы, скрепки) из отдельных документов удаляются;

2) в начале тома специального дела перед документами подшивается внутренняя опись документов тома.

11.26.4.2. Нумерация листов документов завершенного в делопроизводстве тома специального номенклатурного дела:

1) в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в завершенный том специального номенклатурного дела, все его листы (кроме внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором;

2) листы внутренней описи документов завершенного тома специального номенклатурного дела нумеруются отдельно;

3) листы частей томов специальных номенклатурных дел нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

5) в случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дел, допущенных исполнителем при подготовке их к передаче на оперативное хранение, допускается употребление литерных номеров листов, например: 4а, 4б, 4в и т.п.

11.26.4.3. Составление итоговой записи внутренней описи документов завершенного в делопроизводстве тома специального номенклатурного дела:

1) внутренняя опись документов тома специального номенклатурного дела ведется по установленной форме исполнителем;

2) в графы формы заносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов;

3) к внутренней описи документов завершенного в делопроизводстве дела исполнителем составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи;

4) внутренняя опись документов завершенного в делопроизводстве дела подписывается ее составителем (исполнителем);

5) изменения состава документов (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) завершенного в делопроизводстве дела отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

11.26.5. После завершения сдачи на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве специальных номенклатурных дел (книг учета) делопроизводителем составляется сводная годовая опись дел, переданных на централизованное оперативное хранение за прошедший год.

Основанием для составления сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, служат акты приема-передачи завершенных в делопроизводстве дел и книг учета за каждый месяц прошедшего года, в том числе подготовленные с использованием подсистем АИС ФССП России в электронном виде.

Дела и их части по разделам сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, распределяются с учетом зонального принципа, месяца передачи на хранение и присвоенных при передаче порядковых номеров архивного учета.

11.26.6. Сводная годовая опись номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, утверждается начальником подразделения (в аппарате управления - руководителем территориального органа) и хранится в помещении для централизованного оперативного хранения документов вместе с документами соответствующего года (копия - у делопроизводителя).

11.26.7. Особенности оборудования служебных помещений для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета. Противопожарные требования:

11.26.7.1. Для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве дел, книг учета в каждом подразделении судебных приставов, аппарате управления выделяется и оборудуется отдельное служебное помещение, удовлетворяющее требованиям к помещениям хранилищ документов.

11.26.7.2. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета, должны обеспечивать сохранность документов, соответствовать санитарно-гигиеническим и противопожарным требованиям к служебным помещениям, исключать возможность проникновения в них посторонних лиц.

11.26.7.3. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета, оборудуются стеллажами для хранения номенклатурных дел и обеспечиваются необходимым противопожарным инвентарем.

11.26.7.4. С делопроизводителем проводится инструктаж по вопросам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем.

11.26.8. Особенности систематизации завершенных в делопроизводстве дел и книг учета при централизованном оперативном хранении:

11.26.8.1. Делопроизводитель осуществляет систематизацию принятых на хранение томов специальных дел, а также книг учета в связки толщиной 10 - 15 см или в коробки, с учетом сроков их завершения (в пределах месяца, года) и сроков хранения, а в пределах месяца окончания - в порядке следования регистрационных номеров дел, книг учета соответственно. Допускается учитывать в систематизации исполнительных производств зональный признак осуществления исполнительного производства, а также выделение в отдельные группы документов по признаку сводного исполнительного производства, по признаку окончания исполнительного производства по основанию п. 8 ч. 1 ст. 47 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве".

11.26.8.2. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись томов специальных дел (книг учета) и ярлык.

Во внутреннюю опись на связку (коробку) включаются графы: N п/п, индекс тома (книги учета), должник, взыскатель, предмет основного документа тома дела (наименование книги учета), примечания.

При заполнении внутренней описи на связку (коробку) в графах указывается следующая информация:

в графе 1 "N п/п" - порядковые учетные архивные номера томов специальных дел (книг учета), присвоенные им при сдаче в архив подразделения единым счетчиком ПК ОСП АИС ФССП России в пределах календарного года, в котором они окончены;

в графе 2 "Индекс документа" - номер тома дела (книги учета);

в графах 3 "Должник" и 4 "Взыскатель" - указываются лица, связанные с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа тома дела (должник, взыскатель, правонарушитель, заявитель, должностное лицо, чьи действия (бездействие) обжалуются и др.): фамилия, имя, отчество (наименование организации, предприятия) должника (взыскателя);

в графе 5 "Предмет основного документа тома дела (наименование книги учета)" - предмет основного документа тома дела: предмет исполнения (транспортный налог, штраф ГИБДД, госпошлина, алименты и т.п.), объект розыска, категория правонарушения, предмет жалобы и др., либо наименование книги учета;

в графе 6 "Примечания" - основания изъятия, сведения о временной выдаче.

После составления внутренней описи на связку (коробку) должностным лицом подразделения, ответственным за архив, в соответствии с абзацами вторым и третьим пункта 11.9 Инструкции составляется и подписывается итоговая запись.

Внутренняя опись помещается в пластиковом файле перед первым томом дела (книгой учета) в связке (коробке).

Ярлык к связке (коробке) выносится на боковую сторону связки (коробки) и содержит информацию о годе и месяце, в пределах которого завершены тома специальных дел (книг учета), сроке хранения документов, а также порядковые учетные архивные номера первого и последнего тома специального дела (книги учета), помещенных в связку (коробку), при необходимости, номер зонального участка и фамилии, инициалы судебных приставов-исполнителей.

11.26.8.3. Внутри связки (коробки) тома дел, книги учета располагаются в порядке их указания во внутренней описи на связку (коробку).

11.26.8.4. Связки (коробки) с томами специальных дел (книгами учета) на стеллажах размещаются по месяцам завершения в пределах года и по порядковым учетным архивным номерам. Допускается также размещение указанных связок (коробок) с учетом зональных участков (для исполнительных производств).

11.26.8.5. В случае служебной необходимости тома специальных дел, тома книг учета, находящиеся на централизованном оперативном хранении, выдаются делопроизводителем исполнителям во временное пользование под подпись в Журнале выдачи документов с письменного разрешения начальника подразделения.

11.26.8.6. В случае возвращения завершенных дел в производство делопроизводитель изымает из связки (коробки) соответствующее дело, находящееся на централизованном оперативном хранении. Об изъятии дела в графе примечания внутренней описи на связку (коробку) по строке на данное дело оформляется запись о дате и причине его изъятия.

11.26.9. Особенности уничтожения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета с истекшими сроками хранения:

11.26.9.1. Сроки хранения документов дел, книг учета устанавливаются приказом ФССП России по согласованию с Федеральным архивным агентством.

11.26.9.2. После завершения календарного года проводится выделение к уничтожению завершенных в делопроизводстве томов специальных дел, книг учета и иных документов, находящихся на оперативном хранении, срок хранения которых истек в прошедшем году.

Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводится специально создаваемой комиссией, численность которой определяется с учетом объема документов, подлежащих уничтожению, и должна составлять не менее трех человек (государственных гражданских служащих, работников).

Комиссию по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения возглавляет начальник подразделения. Персональный состав комиссии определяется его решением. В состав комиссии по согласованию с руководством территориального органа Службы включается представитель экспертной комиссии территориального органа. В состав комиссии также включается специалист аппарата управления территориального органа Службы, осуществляющий функции по обеспечению информационной безопасности.

11.26.9.3. Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения завершается оформлением акта по установленной форме о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

11.26.9.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем территориального органа Службы.

11.26.9.5. В акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, книги учета, находящиеся на централизованном оперативном хранении, указываются отдельным разделом в начале акта.

11.26.9.6. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются механическим способом. После уничтожения документов завершается оформление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и полностью оформленные акты помещаются в номенклатурное дело соответствующего подразделения с актами.

11.27. Ведение специальных номенклатурных дел в электронном виде

11.27.1. Отдельные категории специальных номенклатурных дел, ведение которых осуществляется в электронном виде, помечаются в номенклатуре дел отметкой "(ведется в электронном виде)".

11.27.2. Электронное дело представляет собой ЭРК дела в подсистеме АИС ФССП России, содержащую внутреннюю опись, в которую включены ЭРК документов дела с привязанными к ним электронными документами или электронными копиями документов, исполненных на бумажном носителе.

11.27.3. При ведении в подразделении специальных номенклатурных дел в электронном виде для всех дел указанной категории должны выполняться следующие требования:

ведение электронных дел производится в автоматизированной системе, содержащей единую базу данных электронных дел подразделения;

делопроизводителем (при оформлении дела) и исполнителем (при производстве дела) обеспечивается актуальность информации о деле, содержащейся в карточке электронного дела в подсистеме АИС ФССП России;

карточки всех документов, сформированных или поступивших на бумажном носителе, включаются в состав электронного дела вместе с электронными копиями данных документов и с указанием должности, инициалов и фамилии работника, сформировавшего электронную копию документа;

оригиналы документов, оформленных или поступивших на бумажном носителе, после их сканирования и привязки к электронному делу, включаются в состав обычного номенклатурного дела, сформированного для данного вида документов ("исполнительные документы", "заявления и ходатайства сторон исполнительного производства", "ответы на запросы кредитных организаций" и др.);

операции над электронным делом (формирование, передача в другое подразделение, проверка начальником подразделения, завершение, передача на оперативное хранение, возврат в производство, уничтожение и др.) регистрируются в подсистеме АИС ФССП России с указанием даты операции, инициалов и фамилии работника, который ее произвел.

11.27.4. Внутренняя опись электронного дела ведется автоматически на основании карточек документов, включенных в состав электронного дела. При необходимости формирование карточки электронного дела и внутренней описи электронного дела на бумажном носителе производится с помощью соответствующей подсистемы АИС ФССП России.

11.27.5. Местом хранения завершенных в делопроизводстве дел является подсистема АИС ФССП России подразделения. Уничтожение дел после истечения срока хранения производится с использованием функционала подсистемы АИС ФССП России по процедуре, аналогичной для дел на бумажных носителях.