1.6. Информатизация деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

155.

Перечни документов с указанием сроков хранения:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены новыми

156.

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены новыми

157.

Номенклатуры дел организации

Постоянно (1)

(1) Структурных подразделений - 3 года

158.

Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации

До замены новыми

159.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов

1 год (1)

(1) После снятия с контроля

160.

Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)

3 года (1)

(1) После замены новыми

161.

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 год

162.

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 года

163.

Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов

До ликвидации организации

164.

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 года (1)

(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации

165.

Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера

10 лет ЭПК (1)

(1) После замены новыми

166.

Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа

3 года (1)

(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)

167.

Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа

3 года (1)

(1) После прекращения трудовых отношений

168.

Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления

5 лет

169.

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

1 год

КонсультантПлюс: примечание.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: в пункте 170 два раза повторяется фраза: "выделения дел и документов к".

170.

Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)

Постоянно (1) (2)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения

171.

Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива

Постоянно (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

172.

Описи дел организации (1):

(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей

(2) Неутвержденные, несогласованные - До минования надобности

(3) После уничтожения дел

а) постоянного хранения;

Постоянно (2)

б) по личному составу;

50/75 лет (2)

в) временного (свыше 10 лет) хранения

3 года (3)

173.

Топографические указатели

1 год (1)

(1) После замены новыми

174.

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам

5 лет

175.

Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование

3 года (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет

176.

Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов

3 года (1)

(1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно

177.

Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

178.

Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет ЭПК

179.

Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

180.

Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов

Постоянно

181.

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 лет

182.

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:

(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;

Постоянно

б) распорядительных документов по личному составу;

50/75 лет ЭПК (1)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;

5 лет

г) поступающих и отправляемых документов;

5 лет

д) исполнения документов;

3 года

е) обращений граждан;

5 лет

ж) телеграмм, телефонограмм;

3 года

з) фото-, фоно-, видеодокументов;

3 года

и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;

1 год

к) использования съемных носителей информации

5 лет

183.

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

(1) После уничтожения бланков

(2) После возвращения всех дел

а) приема посетителей;

3 года

б) рассылки документов;

1 год

в) бланков строгой отчетности;

3 года (1)

г) копировальных работ;

1 год

д) выдачи дел во временное пользование;

3 года (2)

е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;

1 год

ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа

5 лет

184.

Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 года

1.6. Информатизация деятельности

185.

Планы информатизации:

а) государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами, органов местного самоуправления;

Постоянно

б) организаций

5 лет ЭПК

186.

Документы (акты, справки, таблицы, докладные и служебные записки, заявки, переписка) по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения

5 лет

187.

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения данных, помещенных в базу

188.

Договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по договору, соглашению

189.

Отчеты государственных органов, органов местного самоуправления о выполнении планов информатизации

Постоянно