6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел Судебного департамента - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", положениями о структурных подразделениях Судебного департамента, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурой дел Судебного департамента за прошлый год, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (1989) - часть II.

6.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамента (приложение N 22) составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с начальником отдела делопроизводства Управления делами и работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, и представляется в Управление делами в срок до 1 ноября текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает и представляет в Управление делами предложения для включения в номенклатуру дел Судебного департамента.

6.1.4. Сводная номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N 23) составляется ежегодно Управлением делами на основе номенклатуры дел структурных подразделений Судебного департамента. Сводная номенклатура дел подписывается управляющим делами, визируется ответственным за центральный архив и согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента, с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), утверждается Генеральным директором Судебного департамента.

6.1.5. После утверждения номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в центральном архиве Судебного департамента. Четвертый - в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента.

6.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел Судебного департамента являются названия структурных подразделений. Разделы в сводной номенклатуре дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.

6.1.10. В номенклатуру дел Судебного департамента включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.11. Графы номенклатуры дел Судебного департамента, его структурных подразделений заполняются в соответствии с приложениями N 22, N 23.

В графе 1 проставляются арабскими цифрами индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 6-2-03, где 6 - обозначение Управления делами, 2 - обозначение отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, 03 - порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). При наличии в деле нескольких томов, частей индекс проставляется на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих копии законодательных, иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, органов судебной власти, протоколы и решения коллегии, распорядительную документацию (приказы и распоряжения) и т.д.

Заголовок дела кратко отражает основное содержание и состав документов дела и включает в себя: название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии) или видов документов (протоколы, приказы), название структурного подразделения (адресат или корреспондент документа), краткое содержание документов дела, дата (период), к которой относятся документы дела. При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, списки и т.д.).

Например: Документы по вопросам информатизации органов и учреждений Судебного департамента (справки, докладные записки).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел.

6.1.12. В номенклатуру дел текущего года при необходимости включаются дополнительные, не предусмотренные ранее дела, которым присваиваются резервные номера.

6.1.13. По окончании года работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, заносят в номенклатуру дел итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляется в Управление делами к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая запись сводной номенклатуры дел, которая представляется в центральный архив Судебного департамента.