9.4 Классификация и индексирование документов

Классификация соотносит документы с их деловым контекстом, связывая их с категориями из схемы классификации рабочих процессов (см. 8.3).

Классификация документов включает:

a) привязку документа к документируемой деловой деятельности на соответствующем уровне (например, к функции, действию или рабочему процессу);

b) установление связи между отдельными документами и совокупности документов для обеспечения непрерывного документирования деловой деятельности.

Классификация документов может применяться к отдельным документам или их совокупностям.

Документ может быть классифицирован более одного раза за период его существования. В случае изменения классификации любые замененные метаданные классификации должны быть сохранены.

Метаданные индексирования также могут быть использованы для того, чтобы документы стали более доступными для агентов, которым разрешен доступ к ним. Метаданные индексирования, такие как объект, расположение или наименования, могут быть связаны с документами в момент ввода в систему и могут быть добавлены по мере необходимости на протяжении всего их существования.