5.2.3 Метаданные документов

Метаданные документов должны отображать:

a) деловую среду;

b) взаимозависимость и связи между документами и документными системами;

c) сведения, относящиеся к правовому и социальному контексту;

d) взаимосвязи с агентами, которые создают документы, управляют документами и используют их.

Метаданные ввода документов в систему устанавливаются или присваиваются при создании документа или вводе его в систему и не изменяются.

Метаданные процессов управления документом содержат сведения о действиях в отношении документа и других событиях в период его существования, включая задействованных агентов. Метаданные о действиях в отношении документа продолжают накапливаться на протяжении всего времени, пока обеспечивается управление документом и его использование.

Поскольку метаданные накапливаются с течением времени, помимо прочего, они документируют историю документа.

Метаданными документа следует управлять, как и самим документом, поскольку они должны быть защищены от утраты или несанкционированного удаления и сохранены либо уничтожены (см. 9.9) в соответствии с требованиями, определенными на основе анализа деловых процессов (см. раздел 7). Доступ к метаданным следует контролировать посредством распределения прав доступа и выполнения соответствующих правил (см. 8.4).

Управление контентом документа и связанными с ним метаданными может осуществляться в одной или нескольких системах либо в одном месте и системе. Логические взаимосвязи или связи контента документа и метаданных следует создавать и поддерживать с использованием автоматических или ручных процессов.

Метаданные документов должны состоять из информации, отражающей следующее:

a) описание контента документа;

b) структуру документа (например, форму, формат и связи между компонентами документа);

c) деловую среду, в которой документ был создан или получен и использован;

d) взаимосвязи с другими документами и другими метаданными;

e) идентификаторы и иную информацию, необходимую для извлечения и представления документа, такую как формат или информация о хранении;

f) действия и события, связанные с документом на протяжении всего его существования (включая дату и время действий, изменения метаданных и агентов, осуществляющих данные действия).

Документы, не имеющие таких метаданных, не обладают характеристиками полноценных документов (см. 5.2.2).

Дополнительные метаданные могут потребоваться в зависимости от нормативно-правовых требований и отраслевых стандартов, а также конкретных требований деловой деятельности, определенных во время анализа деловых процессов (см. раздел 7).

Метаданные документов должны быть описаны и зафиксированы в схемах метаданных (см. 8.2). Разработку схем метаданных следует проводить на основании результатов анализа деловых процессов, к которым они относятся (см. раздел 7).