Виды документов

Документ можно составить в электронном виде и на бумаге. Обращаем внимание, что в стандарте нет требований к электронной подписи (ЭП). Если в законе не установили обязательный вид ЭП, то его может определить сама организация в том числе по соглашению с контрагентами. Если составили электронный документ, должна быть возможность изготовить его бумажные копии.

Документ на бумаге исправляют таким зачеркиванием, чтобы неправильный текст или сумма читались. Кроме того, на документе нужно написать "Исправлено", проставить дату исправления и подписи ответственных лиц с должностями и Ф.И.О. Чтобы исправить электронный документ, можно составить новый.

Хранить документы можно только в том виде, в котором их составили. Отметим, Госдума рассматривает проект, которым планируют разрешить переводить бумажные документы в электронные для хранения.

Документы хранят в России. Это правило касается и размещения баз данных, где среди прочего собирают, систематизируют, копят сведения. Однако если иностранное законодательство требует хранить документы за рубежом, то такое хранение нужно обеспечить.

Чтобы получить доступ к документам, следует проинформировать главбуха или лицо, которое отвечает за ведение бухучета.

Документ: Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н