6. Порядок уничтожения архивных документов

6.1. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный действующим Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работа по отбору дел к уничтожению осуществляется работником, ответственным за работу архива суда, ежегодно.

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения председателем суда описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу запрещается.

6.2. На основе предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленных по результатам экспертизы ценности в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении суда, работник, ответственный за работу архива суда, составляет соответствующий проект акта (приложение N 13 к настоящей Инструкции). Указанный проект подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела).

Проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на согласование экспертной комиссии суда, затем направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (если суд выступает источником комплектования государственного архива или на основании соответствующего договора), после чего утверждается председателем суда.

6.3. При составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

в конце акта делается запись о том, что из дел (судебных дел) изъяты подлинники судебных актов, личные документы.

6.4. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения, и по личному составу.

После утверждения председателем суда описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

6.5. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в отдельные дела.

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При включении в акт документов, выявленных при просмотре дел со сроком хранения с отметкой "ЭПК", отметка "ЭПК" в акте не указывается.

6.6. Из отобранных к уничтожению судебных дел (гражданских, административных, уголовных, об административных правонарушениях) на постоянное хранение необходимо изымать подлинники судебных актов, вынесенных по существу дела, а также судебные акты судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанций, вынесенные по результатам рассмотрения апелляционных или кассационных жалоб (представлений) либо пересмотра решений суда в порядке надзора.

Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, изымаются подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На всех судебных актах проставляются регистрационные номера дела, номер производства, уникальный идентификатор дела, из которого они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные дела и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

6.7. При отборе к уничтожению материалов, рассмотренных в порядке гражданского, административного, уголовного судопроизводства, а также производства по делам об административных правонарушениях, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующее дело работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции.

6.8. Из архивных документов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 75 лет, после чего уничтожаются.

6.9. Архивные документы, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию в организации, занимающиеся переработкой вторсырья.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

6.10. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.11. Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в суде путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

6.12. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.

6.13. Акты о выделении к уничтожению документов, а также документы, подтверждающие факт утилизации, подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

Отметка об уничтожении дела проставляется также в соответствующей описи дел.

6.14. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.