10. Проверка наличия и состояния документов (электронных дел) в архиве суда, порядок передачи архивных документов при смене председателя суда

10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке.

Проверка наличия архивных документов проводится комиссией, назначаемой председателем суда, в состав комиссии обязательно включается работник, ответственный за работу архива суда.

Проверка наличия архивных документов районных, городских, межрайонных судов проводится с участием работников соответствующего управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

10.2. Проверка наличия проводится:

в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 5 лет (в том числе с пометкой "Для служебного пользования");

при смене председателя суда, руководителя архива (работника, ответственного за работу архива);

при подготовке архивных документов к передаче в государственный архив (для суда, выступающего источником комплектования);

после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

при реорганизации суда.

10.3. Проверка наличия документов проводится посредством визуального осмотра единиц хранения и сверки описательной статьи описи дел с заголовком (описанием) на обложке единицы хранения.

10.4. Проверка наличия документов включает:

выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей;

установление фактического наличия единиц хранения в соответствии с архивными учетными документами;

выявление неправильно оформленных единиц хранения (дел);

выявление и постановку на учет документов и единиц хранения, требующих физико-химической, профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

организацию розыска отсутствующих документов.

10.5. При проверке наличия документов необходимо:

сохранять порядок расположения единиц хранения согласно топографическим указателям;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

изымать с последующей изоляцией документы, единицы хранения, зараженные плесенью и (или) другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

проставлять отметку "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки в конце проверенной описи дел.

10.6. По результатам проверки наличия документов должны быть составлены и подписаны комиссией, а затем утверждены председателем суда:

акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 24 к настоящей Инструкции);

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 19 к настоящей Инструкции), который составляется в случае выявления несоответствия записей в архивных учетных документах фактической информации;

акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных (приложение N 20 к настоящей Инструкции), который составляется в случае обнаружения неучтенных архивных документов, не относящихся к данному фонду.

Проверка наличия документов считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов, после внесения по результатам проверки необходимых изменений в архивные учетные документы.

10.7. Если проверкой наличия документов установлено отсутствие документов, должен быть организован их розыск, проводимый в течение одного года с даты выявления их отсутствия. Допускается продление срока розыска документов на 1 год.

В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 21 к настоящей Инструкции), утверждаемый председателем суда по согласованию с экспертной комиссией суда. К акту прилагается справка о проведении розыска. Суд - источник комплектования государственного архива в случае необнаружения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должен представить акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела для принятия решения о снятии утраченных единиц хранения с учета.

10.8. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

10.9. При выявлении неисправимо поврежденного архивного документа составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 23 к настоящей Инструкции), который утверждается председателем суда по согласованию с экспертной комиссией суда.

В случае выявления неисправимо поврежденного документа Архивного фонда Российской Федерации акт о неисправимом повреждении архивных документов направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения после согласования с экспертной комиссией. После вынесения решения о признании архивного документа неисправимо поврежденным акт утверждается председателем суда и соответствующие изменения вносятся в архивные учетные документы.

10.10. При смене председателя суда прием-передача архивных документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее - прием-передача дел) осуществляется комиссией, назначаемой председателем суда.

При приеме-передаче дел проводится сплошная или выборочная проверка наличия и состояния документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств.

Прием-передача дел оформляется актом (приложение N 38 к настоящей Инструкции).