3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда

3.1. Опись дел (опись электронных документов) - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Опись дел (опись электронных документов) составляется на основе номенклатуры.

Объектом описания в описи дел (описи электронных документов) является дело (электронное дело).

3.2. Описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений (приложения N 3, 4, 5, 6, 7, 8 к настоящей Инструкции) составляются отдельно на:

уголовные дела постоянного хранения;

гражданские дела постоянного хранения;

административные дела постоянного хранения;

дела общего делопроизводства постоянного хранения;

уголовные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

гражданские дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

административные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

дела общего делопроизводства временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

дела по личному составу.

Аналогичные описи составляются на электронные дела.

3.3. На судебные дела временных (до 10 лет) сроков хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии, структурном подразделении.

В случае передачи на хранение в архив суда дел временных (до 10 лет) сроков хранения (в соответствии с пунктом 7.5 настоящей Инструкции), описи дел в электронном виде ведутся также на другие дела временных (до 10 лет) сроков хранения.

При уничтожении таких дел в графе "Примечание" описи проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда составляются по установленной форме (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

Передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив суда осуществляется по описям дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений (приложения N 3, 4 к настоящей Инструкции).

3.5. При составлении описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись полностью;

каждое дело, том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий.

В конце описи дел за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

3.6. Перед внесением заголовков дел в описи дел судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда работниками, ответственными за ведение делопроизводства, проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.

При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3.7. В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, постоянном судебном присутствии или структурном подразделении суда, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел.

Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме, который подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и председателем судебной коллегии, судебного состава, уполномоченным лицом постоянного судебного присутствия, начальником структурного подразделения суда. Далее акт об утрате документов утверждается председателем суда и передается вместе с описью дел судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия, структурного подразделения суда работнику, ответственному за работу архива суда.

3.8. Описи дел, описи электронных дел (годовые разделы описей дел, описей электронных дел) (приложения N 5, 6, 7, 8 к настоящей Инструкции) составляются работником, ответственным за работу архива суда, на основании описей дел, описей электронных документов судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий и структурных подразделений суда.

3.9. Первому годовому разделу описи дел присваивается номер описи по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

3.10. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому. К каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

3.11. Законченная опись дел на бумажном носителе должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, каждый том описи дел должны иметь лист-заверитель.

3.12. В справочный аппарат к описи дел входят: титульный лист; перечень переименований суда (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).

3.13. На титульном листе описи дел указываются:

полное наименование государственного архива (если суд выступает его источником комплектования);

полное наименование суда;

номер архивного фонда;

номер и название описи;

крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Наименование суда указывается по последнему году включения документов в опись дел.

3.14. В предисловии к описи дел указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись:

об изменениях в наименовании суда;

о структуре суда;

об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел;

о содержании и полноте дел;

о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.

3.15. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел судебной коллегии, судебного состава, постоянного судебного присутствия или структурного подразделения суда или описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения ЭПК архивного учреждения или государственного архива допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии суда и ЭПК архивного учреждения (государственного архива).

3.16. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу согласовываются с экспертной комиссией суда.

3.17. Согласованные экспертной комиссией суда описи дел (годовые разделы описей), если суд выступает источником комплектования государственного архива, либо при наличии соответствующего договора с архивным учреждением, представляются на утверждение соответствующей ЭПК архивного учреждения.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

3.18. Перед направлением описей дел на утверждение проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

3.19. После утверждения описей дел (годовых разделов описей) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.